Sharepoint documentenbeheer ... pfffffff!

Het IT team is vaak al overtuigd van de nodige stappen. Ook het management is (hopelijk) ook betrokken bij de keuze en de te nemen stappen.

Toch is de ‘waarom’-vraag geen onbelangrijke om zowel bij het management en leidinggevenden even bij stil te staan. Straks, bij de uitrol, zijn zij immers de collega’s die in de wandelgang de kritische vragen krijgen van ongeruste medewerkers.

​Beeld je in dat een leidinggevende op zo’n moment antwoord “Ik weet het ook niet hoor? Ik zie er ook het nut nog niet van in, maar dat zal wel komen”. Of nog erger “Ik sta er ook niet achter, maar het moet”. Nog los van het feit dat we dan niet kunnen spreken van goed leiderschap, kunnen we dit beter voorkomen.

Hoe voorkomen we verkeerde communicatie?
Door in te zetten op de juiste info.
Daarom delen we alvast 5 hoofdredenen om te schakelen naar SharePoint documentenbeheer

• Altijd de laatste versie:
  Ook op een server kan je een link naar een document maken, maar van zodra een medewerker een nieuwe versie wegschrijft, met een nieuwe filenaam om de vorige versie niet kwijt te zijn, verwijst die link niet meer naar de laatste referentie.
  Bij SharePoint-documentenbeheer heeft de documentenbibliotheek een derde dimensie. Elk document heeft ‘in de diepterichting’ alle vorige versies beschikbaar. Een Nieuwe filenaam is dus niet meer nodig en links naar documenten blijven op die manier steeds actueel. En meteen is ook de kans dat iemand een verkeerde versie opzoekt verdwenen.
• Vlotter samenwerken op dezelfde file:
  ​Het kon ook al op een server, met meerdere mensen dezelfde file openen en daarop samen werken, maar het loopt toch niet altijd even vlot of efficiënt. Met meerdere personen in dezelfde file werken vanop eender welke plaats op deze planeet, dit kan nu veel transparanter en handiger. Je ziet ook meteen waar collega’s in hetzelfde document actief zijn.
• ​Geen VPN, remote desktop,… meer nodig:
  Eén wachtwoord, met als best-pratice daarbovenop een MultiFactorAuthenticatie (zie kader), biedt je op eender welke PC toegang tot je data.
  ​Geen aparte verbindingen meer nodig om een veilige connectie te maken naar de server
• Meer vrijheid in structuur:
  ​Bij serverbased documenten staan deze in mappen. En vaak map-in-map-in-map-… Deze structuur is vast en niet voor iedere medewerker of opzoekmoment interessant. De metadata en views binnen SharePoint lossen dit op.

• Lokaal synchroniseren van de data:
  ‘Ik bewaar mijn files lokaal want ik heb niet altijd toegang tot de server…’. Een excuus wat vaak voorkomt ter verdediging waarom er toch zoveel data lokaal staat, soms zelfs nog op de c-schijf van de laptop.
  ​Ook daar is via de synchronisatiemogelijkheid via SharePoint een oplossing voor. Je data lokaal is identiek als deze op de online omgeving, en van zodra je terug online gaat wordt ook jouw update terug gesynchroniseerd zonder omwegen.

Al ooit eens iets online besteld op één van de vele webshopplatformen? Enkel als je exact de naam of artikelcode kent zal je dit via de zoekfunctie op die manier opzoeken. De kans is groot dat je echter eerst een aantal filters gebruikt hebt om je keuze te verfijnen en zo de schoenen of jurk te vinden die je zocht. Logisch en gemakkelijk toch?
Wel, diezelfde werkwijze is ingebakken in de SharePoint documentenbeheer bibliotheken en de metadata. En dus als je net zoals die webshop bij de opzet goed nadenkt over de structuur is ook de terugvindtijd van documenten gemakkelijk!

Eigenlijk komt het neer op gewoonte en omgekeerd denken.
Waar je op een server eerst de map selecteerde en dan de file wegschreef, zal je bij SharePoint eerst het document wegschrijven en het dan correct identificeren ook wel ‘taggen’ genaamd. En het is die kronkel die bij velen in het begin voor verwarring zorgt.

​Zoals met nieuwe gewoonte die je jezelf wil eigen maken, kost dit de volgens opvoedkunde gestelde 21 dagen om dit als natuurlijk te laten aanvoelen. Volharden, doorzetten en elkaar erop wijzen om daarna de vruchten te plukken.

​We zeggen dus zeker niet dat de omschakeling gemakkelijk is, maar eenmaal de stap is gezet zal de beloning des te mooier zijn.