Digitaler werken - stap 1: belanghebbenden & inspiratoren

en studie uitgevoerd door McKinsey toont aan dat de visibiliteit van de CEO en het management bij transitieprojecten recht evenredig staat op het succes van de transitie. Niet betrokken managementteams leiden vaak tot niet geëngageerde medewerkers. Niet omdat ze weerstand hebben tegen verandering, wel omdat ze geen drive, geen motivator zien om te veranderen. En als het management er al niet achter staat, waarom zou ik dan…

Drie belangrijke aspecten:

• Een actieve en zichtbare deelname
• Bouwen aan coalities met leidinggevenden
• Communicatie direct met de medewerkers

Op zich lijken dit logische verwachtingen, ook los van dergelijk transitietraject. En net daarom hoeft het op zich niet zo moeilijk te zijn.

Laat ons meteen even het belang en verschil duiden aan de hand van een concreet voorbeeld.

Zo is er een waargebeurd voorbeeld van een implementatietraject waarbij een medewerker in de gang van het bedrijf een management lid kruiste en aangaf  “Zeg, ze zijn bezig met weer een nieuw systeem op te zetten om zaken bij te houden, is dat nu nodig, wat we nu hebben, dat werkt toch”.

Als dan een leidinggevende zou antwoorden: “ Daar weet ik niets van, wat zijn ze van plan, zal het eens uitzoeken,…”.  Dan gaan de hakken meteen in het zand bij de medewerker en gegarandeerd dat het gespreksonderwerp voor aan de kantinetafel ook meteen bekend is.

Gelukkig antwoordde de leidingevende als volgt: “Ja dat klopt, ik heb daar al een eerste versie van gezien en het ziet er veelbelovend uit. Het zal ons helpen om de acties die we nu op verschillende plaatsen op allerlei manieren noteren, voor elk medewerker in een centraal overzicht te krijgen. Dat zal voor voor elkeen transparantie creëren.” Dan hebben we toch een volledig ander verhaal, en met wat geluk zelfs ook een ander gesprek aan de kantinetafel.
 
Om op deze manier te kunnen reageren bij een plotse vraag in de wandelgangen is het natuurlijk van belang om ervoor te zorgen dat het management mee geïnspireerd is en ook voldoende geïnformeerd is over de plannen en het implementatietraject.

​In een eerste fase is een management-inspiratiesessie het management rond digitaler samenwerken dan ook vaak een interessante eerste stap. Natuurlijk zullen we hen ook betrekken in de plannen en telkens voor een volgende roll-out fase goed informeren over het waarom & hoe.

De grootte van de organisatie speelt altijd mee op te bepalen welke rol het managementteam heeft bij de effectieve roll-out en implementatie binnen de werking van de organisatie. Los daarvan is het in deze fase van belang van inspiratoren, lead-users, voortrekkers te vinden die straks mee de kop van het peloton trekken in de juiste richting. Het tijdig identificeren van deze mensen is belangrijk omdat ze best vanaf het begin van het traject mee betrokken zijn. Zo verhoogd het engagement.

Maar waarom zijn inspiratoren nodig en wat is hun rol? Uit een studie van een paar jaar terug, uitgevoerd door Microsoft, bij eindgebruikers van Microsoft 365 applicaties blijkt dat de meerderheid van de deelnemers aangeeft het meeste te hebben bijgeleerd van co-workers, collega’s die dagdagelijks ook met dezelfde processen en applicaties bezig zijn. Via korte tips & tricks helpen ze elkaar verder. Een klassikale opleiding is leuk, maar het is veel moeilijker om die inhoud te laten ‘plakken’ zodat medewerkers hier ook mee aan de slag gaan.
​
In een volgende blog zullen we dieper ingaan op de manier hoe we deze inspiratoren concreet inzetten, maar het potentieel zien en de juiste mensen nu al identificeren leidt ertoe dat je meteen ook ziet of er bepaalde processen of afdelingen zijn waar extra actie nodig zal zijn om ze straks ook mee te krijgen.

Gebruikt u een buienradar als boodschappenlijst op uw smartphone? Ik vermoed van niet. Die logica trekken we door bij het zoeken naar de juiste inspiratoren. We mikken op mensen die mee zijn in het werken met smartphones en applicaties. Wie al eens Microsoft 365 installeerde of gebruikt weet dat er voor elke activiteit één of meerdere applicaties zijn. Matt Wade maakte er zelfs een ondertussen wereldwijd bekende periodische tabel van. Het lijkt wel de elemententabel uit de chemieklas. Het bos door de bomen zien en enkel de nodige applicaties definiëren is een deel van de volgende fase, maar het concept is wel belangrijk.

In het volgende deel van deze inspiratieblog gaan we dieper in op stap 2 van het digitaler samenwerken implementatietraject: het uitwerken van business scenario’s die huidige problemen op het gebied van samenwerking en communicatie aanpakken.