BPMN, the Lumeron way

De vraag is dan, hoe zorg je dat dit ook op de werkvloer landt bij zowel de CEO als de productiemedewerker.
​Elk heeft een ander doel als je over procesmatig werken spreekt. En niet iedereen heeft behoefte aan een doorgedreven opleiding om een proces of instructie te snappen en vooral toe te passen.

Processen in kaart brengen om organisatieverbetering vast te pakken? 
Eerst even naar de theorie. 

De basis BPM, voor sommigen betekent dit Beats Per Minute. In procesland staat dit voor Business Process Management. Aan de universiteit kan je dit zelfs als één van de vakken volgen...

Wie aan de slag gaat met Business Process Management kan beroep doen op internationaal erkende standaarden om processen in kaart te brengen. De BPMN ( Business Process Modelling Notation ) is hierbij de meest gekende. Schrik niet als je de tekenset ziet. Heel wat verschillende iconen, elk met hun eigen betekenis.

Het gebruik ervan kan je vergelijken met een spreektaal. Op school leerde je naast Nederlands ook Frans, Engels, of andere taalvakken. Voor de één ging dit makkelijk, voor de andere was dit toch puffen en zweten om de woordjes van buiten te leren. Bij BPMN zijn het geen woorden maar iconen.

Beeld je even in dat je nadat je de taal hebt geleerd en redelijk vlot kan spreken iemand tegen komt in de gang die enkel in de verte ooit eens van die taal gehoord heeft (of zelfs helemaal niet). ​Dan mag je er zeker van zijn dat elke zin die je zegt voor die persoon eerder Chinees zal klinken (als die persoon dan ook Chinees spreekt is het misschien nog OK 😉).
​
In de meeste gevallen betekent dit dus onbegrip, verkeerde communicatie en het vastlopen van afspraken en werking.

Iedereen eerst in alle detail de nieuwe taal aanleren is eigenlijk een onbegonnen werk. Niet alleen omwille van de kostprijs, ook omwille van het feit dat je een taal pas goed kan onderhouden als je die ook frequent spreekt. Niet iedereen moet in staat zijn om processen uit te tekenen.

De processen kunnen lezen en vooral begrijpen en toepassen is voor heel wat mensen in de organisatie al voldoende. Oef…de taal spreken en ze niet kunnen schrijven dat maakt het al een stuk gemakkelijker. Denk maar even terug aan de les Frans op school… 

Maar ook dan blijft het moeilijk als je nooit Frans geleerd hebt om een Franstalige te begrijpen. Tenzij die de moeite doet om enkel basiswoordenschat te gebruiken samen met wat handgebaren. Dan, als beide partijen bereidwillig zijn, kan er wel een gesprek tot stand komen.

​Denk nog even wat verder terug aan de kindertijd waar je misschien ook met een vriendje of vriendinnetje speelde op reis terwijl jullie eigenlijk een andere taal spraken. Wat was het leven gemakkelijk  toen ​…

De officiële BPMN 2.0 poster zoals terug te vinden bij bpmb.de, met in het midden een officieel BPMN diagram

Dat is nu net wat we willen doen als we vanuit Lumeron aan de slag gaan met processen. Eenmaal een proces duidelijk dan is het belangrijk dat iedereen hiermee verder kan. Met BPMN-the-Lumeron-way, maken we de BPMN-taal verstaanbaar voor iedereen door gebruik te maken van een basisiconenset en die aan te vullen met een aantal specifieke afspraken. Net zoals de handgebaren van vroeger.

Natuurlijk blijft noodzakelijk dat zeker de mensen die de processen zullen uitwerken die basisafspraken aanleren om zo ook de uniformiteit in de documentatie te behouden. Uiteindelijk gebruik je deze aanpak ook om de bedrijfsprocessen van begin tot einde weer te geven. Maar eenmaal een medewerker één keer een proces samen met een ervaren collega heeft doorgelezen dan is elke andere procesbeschrijving duidelijk. Dat streven we na.

Net zoals de BPMN methodologie geen doel op zich mag zijn, is ook de procestekening geen doel op zich. Je kan deze onmogelijk alleen van achter de bureau maken. Dit doe je samen met alle procesbetrokkenen en daarbij is de weg ernaartoe zoniet nog belangrijker dan de tekening zelf.
Het is de onderlinge interactie en vaak ook het ontstaan van het wederzijds begrip voor elkaars taken en complexiteit van die taken die enorm verhelderend werkt. 

​Meer hierover vind je in onze inspiratieblog gekoppeld aan de opleiding "Breng uw processen in kaart"