|
Katrien Verschoote - 15/02/2021
processen optimaliseren | kwaliteitsmanagement | continu verbeteren | professionaliseren |
Als kind leer je, aan de hand van visuele voorstellingen gaandeweg schrijven, rekenen, tekenen, …
Beeld je een wereld in zonder die tekeningen, afbeeldingen, foto’s… het zou het leven toch wat ingewikkelder maken, niet?
Eigenlijk is dit hetzelfde voor een organisatie en de manier waarop een organisatie werkt. Hoe kan je makkelijk uitleggen hoe jouw organisatie werkt?
Beeld je een wereld in zonder die tekeningen, afbeeldingen, foto’s… het zou het leven toch wat ingewikkelder maken, niet?
Eigenlijk is dit hetzelfde voor een organisatie en de manier waarop een organisatie werkt. Hoe kan je makkelijk uitleggen hoe jouw organisatie werkt?
Een waargebeurd verhaal rond het procesmodel
Ik nam de proef op de som: mijn zoontje was 7 jaar, toen hij wilde weten waar ik werkte en wat ik precies deed.
Om het hem klaar en duidelijk uit te leggen, nam ik het procesmodel van mijn organisatie erbij en legde ik uit hoe we van een klantenvraag naar de levering van ons product kwamen en waar ik in deze ketting betrokken was.
Hij bekeek, verwerkte en stelde wat vragen.
Een week later hoorde ik hem aan zijn vriend uitleggen wat ik deed en ik was enigszins verbaasd over hoe goed hij alles begrepen had. Toen ik hem daar achteraf een “dikke duim” voor gaf, zei hij: “maar mama, het is toch poepsimpel…” en hij legde me het procesmodel van mijn bedrijf uit en wist exact waar ik een rol in speelde. Hij zag het visueel voor zich en dat maakte het voor hem echt gemakkelijk.
Dat is de echte kracht van een afbeelding: het geeft duiding, het verklaart, het maakt duidelijk. Het is net zo met een procesmodel. Ik zou zelfs durven verder gaan, als je de manier van werken van jouw bedrijf niet “kan” tekenen, dan is er waarschijnlijk werk aan de winkel.
Om het hem klaar en duidelijk uit te leggen, nam ik het procesmodel van mijn organisatie erbij en legde ik uit hoe we van een klantenvraag naar de levering van ons product kwamen en waar ik in deze ketting betrokken was.
Hij bekeek, verwerkte en stelde wat vragen.
Een week later hoorde ik hem aan zijn vriend uitleggen wat ik deed en ik was enigszins verbaasd over hoe goed hij alles begrepen had. Toen ik hem daar achteraf een “dikke duim” voor gaf, zei hij: “maar mama, het is toch poepsimpel…” en hij legde me het procesmodel van mijn bedrijf uit en wist exact waar ik een rol in speelde. Hij zag het visueel voor zich en dat maakte het voor hem echt gemakkelijk.
Dat is de echte kracht van een afbeelding: het geeft duiding, het verklaart, het maakt duidelijk. Het is net zo met een procesmodel. Ik zou zelfs durven verder gaan, als je de manier van werken van jouw bedrijf niet “kan” tekenen, dan is er waarschijnlijk werk aan de winkel.
Hoe leg ik simpel uit hoe onze organisatie werkt?
Ik heb ondervonden dat een aantal bedrijven worstelen met dit “simpel” gegeven: de werking van hun bedrijf op het hoogste niveau voorstellen of uittekenen hoe hun producten/diensten van aanvraag tot bij klanten geraken.
Nochtans biedt dit high level overzicht een bron van informatie: Je bekijkt het bedrijf met een kritische blik en vraagt je af welke radartjes (processen) je echt nodig hebt. Daarna vraag je je af hoe alle radartjes met elkaar verbonden zijn en tot een geheel komen. Misschien ontdek je radartjes die nergens een connectie mee hebben of ontdek je zaken die ontbreken (verbindingen die abrupt stoppen of nergens toe leiden). Dit beeld creëren lijkt misschien banaal, maar heeft al voor diverse bedrijven als eyeopener gediend.
Nochtans biedt dit high level overzicht een bron van informatie: Je bekijkt het bedrijf met een kritische blik en vraagt je af welke radartjes (processen) je echt nodig hebt. Daarna vraag je je af hoe alle radartjes met elkaar verbonden zijn en tot een geheel komen. Misschien ontdek je radartjes die nergens een connectie mee hebben of ontdek je zaken die ontbreken (verbindingen die abrupt stoppen of nergens toe leiden). Dit beeld creëren lijkt misschien banaal, maar heeft al voor diverse bedrijven als eyeopener gediend.
Als je de manier van werken van jouw bedrijf niet kan tekenen,
dan is er werk aan de winkel.
Katrien Verschoote - consultant Lumeron
Een procesmodel is meer dan een afbeelding
Je creëert niet alleen een afbeelding, je creëert inzicht in je organisatie en het doet je nadenken over de essentiële onderdelen om je bedrijf te laten draaien.
Dus, als je nog eens twijfelt over het nut van bepaalde activiteiten, neem je procesmodel er eens bij en kijk hoe dit in het geheel past. En wees niet bang om dit elke keer met een kritische blik te bekijken.
Dus, als je nog eens twijfelt over het nut van bepaalde activiteiten, neem je procesmodel er eens bij en kijk hoe dit in het geheel past. En wees niet bang om dit elke keer met een kritische blik te bekijken.
