Hoe zorg je ervoor dat medewerkers digitaal (samen)werken omarmen en dit niet als een IT-gebeuren zien?
Digitaal samenwerken, we kunnen er niet meer onderuit. Microsoft 365 ligt hier steeds vaker aan de basis. Echter, elke organisatie werkt anders, en dus is het belangrijk om de juiste keuzes te maken en vooral ook te focussen op de verandering die dit voor de medewerkers betekent. Inzetten op User Adoption is dan ook minstens even belangrijk als de IT implementatie. Enkel zo wordt dit een succesverhaal.
|
Krijg uw organisatie mee
|
Een evergreen platform,
dat is hoe Microsoft zelf kijkt naar Microsoft 365. Continue focus op user adoption is cruciaal. |
Iedereen kan toch werken met zijn smartphone...
Waarom is dat nu zo moeilijk? Waarom willen de mensen niet inzien dat dit handiger is? Op hun smartphone werken ze wel met app's.... Het zijn maar een paar kreten die we te horen krijgen vanuit de echte fans. Vaak zijn dit IT gedreven mensen, die deze stappen als een logische evolutie zien.
Een nieuwe tool of oplossing in uw organisatie implementeren gaat niet van de ene dag op de andere. Het optimaal gebruik ervan is pas mogelijk wanneer een grondig en doordacht implementatieplan tot stand is gekomen. Een goede voorbereiding is key om tot een succesverhaal te komen en de tool deel te laten uitmaken van het dna van de organisatie.
Elk bedrijf kan nieuwe tools uitrollen (‘deployment’), maar het doel is om alle gebruikers binnen uw bedrijf bewust te maken dat deze verandering noodzakelijk. En dat ze deze tools dus ook graag en op de juiste manier gebruiken (‘user adoption’). Bewustzijn creëren vergt én tijd én geduld.
Vaak heerst bovendien de perceptie dat nieuwe tools of software implementeren een IT-gebeuren is. Dit klopt niet, het is meer dan IT. User adoption is een vraagstuk die de hele organisatie betrekt. Voor een succesverhaal is het belangrijk om te vertrekken vanuit het proces, niet vanuit de tools.
Een nieuwe tool of oplossing in uw organisatie implementeren gaat niet van de ene dag op de andere. Het optimaal gebruik ervan is pas mogelijk wanneer een grondig en doordacht implementatieplan tot stand is gekomen. Een goede voorbereiding is key om tot een succesverhaal te komen en de tool deel te laten uitmaken van het dna van de organisatie.
Elk bedrijf kan nieuwe tools uitrollen (‘deployment’), maar het doel is om alle gebruikers binnen uw bedrijf bewust te maken dat deze verandering noodzakelijk. En dat ze deze tools dus ook graag en op de juiste manier gebruiken (‘user adoption’). Bewustzijn creëren vergt én tijd én geduld.
Vaak heerst bovendien de perceptie dat nieuwe tools of software implementeren een IT-gebeuren is. Dit klopt niet, het is meer dan IT. User adoption is een vraagstuk die de hele organisatie betrekt. Voor een succesverhaal is het belangrijk om te vertrekken vanuit het proces, niet vanuit de tools.
|
|
Miserie informatiseren...
is alleen maar nog grotere miserie |
De o zo belangrijke eerste stap
|
Om te spreken van een vlotte implementatie is er nood aan uniforme afspraken, aanspreekpunten binnen de organisatie en duidelijkheid omtrent welke wensen en behoeften van de medewerkers we invullen.
Om de motor van de implementatie actief te laten draaien, moeten medewerkers niet alleen kennis opdoen maar vooral enthousiast worden, "goesting krijgen om mee te doen". De beste manier om dat aan te pakken is door intern ambassadeurs aan te stellen, die fungeren als een projectteam. Dit zijn onze inspiratoren. Zij moeten het aanspreekpunt zijn en mee de kar trekken. Voor hen mag de opzet geen geheimen hebben zodat ze collega’s kunnen inspireren en informeren en zo het gebruik ervan stimuleren in verschillende teams. Daarnaast speelt het managementteam een belangrijke rol. Ze helpen het plan van aanpak opstellen door prioriteiten toe te kennen, toe te zien op het budget en te kijken hoe ze in één beweging meer zakelijke doelen kunnen realiseren. Ze ondersteunen en voeden de communicatie en... niet onbelangrijk... ze geven het goede voorbeeld en tonen betrokkenheid. |
|
3 FASES en 5 STAPPEN
In 5 grote stappen naar user adoption
PREPARE DIGITAL
GO DIGITAL
STAY DIGITAL
PREPARE DIGITAL
- Stap 1: Belanghebbenden op managementvlak mee krijgen en de believers/voortrekkers in pole position plaatsen.
- Stap 2: Business scenario’s uitwerken die huidige problemen op het gebied van samenwerking en communicatie aanpakken.
GO DIGITAL
- Stap 3: Bewustwording creëren bij elke medewerker van zowel de redenen als de aanpak van de transitie.
- Stap 4: De training zelf waarin medewerkers via verschillende kanalen gevoed worden met de informatie die ze nodig hebben.
STAY DIGITAL
- Stap 5: Zorg dat de organisatie mee blijft met de continue updates en klik deze in op de werking van de organisatie.
3 basisvormen van digitaal (samen)werken
Digitaal (samen)werken kunnen we opsplitsen in drie grote basiscategorieën die in elke organisatie aanwezig zijn.
't Is weer eens veranderd en niemand heeft iets gezegd
"Hoe komt het toch dat ik een knop niet meer terug kan vinden? Gisteren stond die functie toch ergens anders? Hé, er staat hier een nieuwe mogelijkheid. Ik wist niet dat dit kon, waarom heeft niemand mij dat gezegd?"
Allemaal inputs van medewerkers uit bedrijven die Teams en SharePoint in hun dagdagelijkse werking hebben geïntegreerd. Het transitieproject is afgesloten, maar de wijzigingen blijven komen. Microsoft heeft zijn M365 platform zelf een Evergreen platform genoemd, en iedereen heeft het zelf al ondervonden: 's morgens kan je layout dat klein beetje anders zijn, niet drastisch, maar toch is het soms even zoeken, of verrassend opkijken.
En natuurlijk zijn er altijd wel een paar mensen die actief de kanalen van Microsoft volgen of op Linkedin de vernieuwingen meepikken. Al deze info over wijzigingen is toch altijd wel ergens te vinden... Maar vaak vergeet men dat er heel wat mensen zijn die dit niet actief opvolgen. Zij krijgen 's morgens die verrassing op hun bord. Zij kunnen plots niet meer werken op de manier die ze ondertussen logisch vonden. Zij roepen in de wandelgang " 't is weer eens veranderd en niemand heeft iets gezegd".
Ook na de transitie is en blijft het belangrijk om via een Stay Digital en Improve Digital modus ervoor te zorgen dat alle medewerkers bij blijven. Het Lumeron-team volgt de wijzigingen die impact hebben op de gebruikers van nabij.
Allemaal inputs van medewerkers uit bedrijven die Teams en SharePoint in hun dagdagelijkse werking hebben geïntegreerd. Het transitieproject is afgesloten, maar de wijzigingen blijven komen. Microsoft heeft zijn M365 platform zelf een Evergreen platform genoemd, en iedereen heeft het zelf al ondervonden: 's morgens kan je layout dat klein beetje anders zijn, niet drastisch, maar toch is het soms even zoeken, of verrassend opkijken.
En natuurlijk zijn er altijd wel een paar mensen die actief de kanalen van Microsoft volgen of op Linkedin de vernieuwingen meepikken. Al deze info over wijzigingen is toch altijd wel ergens te vinden... Maar vaak vergeet men dat er heel wat mensen zijn die dit niet actief opvolgen. Zij krijgen 's morgens die verrassing op hun bord. Zij kunnen plots niet meer werken op de manier die ze ondertussen logisch vonden. Zij roepen in de wandelgang " 't is weer eens veranderd en niemand heeft iets gezegd".
Ook na de transitie is en blijft het belangrijk om via een Stay Digital en Improve Digital modus ervoor te zorgen dat alle medewerkers bij blijven. Het Lumeron-team volgt de wijzigingen die impact hebben op de gebruikers van nabij.
On-demand webinar 'user adoption bij digitaal (samen)werken'
|
Steeds meer organisaties omarmen Microsoft 365 OneDrive, Teams, SharePoint als basistools, maar slagen er niet in om dit te doen landen bij de medewerkers. In onze on-demand webinar gaan we dieper in op de het stappenplan richting user adoption:
|
|
