|
Bart Hoornaert - 23/11/2020
digitaliseren | change management | (smart) in transition | continu verbeteren |
Digitaler werken - hoe krijg je iedereen mee?
Dat we in 2020 allemaal een versnelling hoger zijn geschakeld in digitaler werken, vaak uit pure noodzaak, is bij iedereen bekent. En dat dit nog wel even zo zal blijven helaas ook.
Van Deployment naar User Adoption
Vele zaken zijn tijdelijk en ad hoc opgestart en omdat dit alles langer blijft duren wordt dit ook vaak de nieuwe werkwijze. Hierdoor ontstaat vaak de verkeerde assumptie dat dit ook bij deze ingebed is in de organisatie.
Ondanks het feit dat iedereen van goede wil is, en ook de noodzaak inziet om digitaler te (blijven) samenwerken, stellen we vast dat individuele medewerkers het groter plaatje van de digitaliseringsstap in de organisatie niet zien. Als je medewerkers concreet vraag hoe in 2020 de organisatie digitaler is gaan samenwerken, dan komt heel vaak naar boven “we gebruiken nu Microsoft Teams”. Een variant op het thema is “we gebruiken nu Zoom”.
Klopt, Microsoft Teams is het platform van Microsoft bij uitstek om virtueel samen te werken op dit moment. Maar daarmee is uw organisatie nog niet omgeschakeld naar een digital first mindset.
Install - Explain - Done?
Dergelijk transitietraject is meer dan enkel en alleen Microsoft Office 365 installeren bij alle gebruikers. Toch is dit de valkuil die we vaak zien. De IT-dienst voert alle installaties en systeemupdates uit, iemand intern of extern verzorgd een aantal tool trainingen rond de nieuwe applicaties die meekomen met deze Microsoft Office 365. Meer specifiek behandelen deze opleidingen vooral: "waar staan de nieuw knopjes." .
Opleiding gegeven....En het implementatieproject wordt afgesloten.
Niet dus... Dergelijk traject dient elke organisatie te faseren en vooral voor te bereiden.
We onderscheiden 4 grote fases
Opleiding gegeven....En het implementatieproject wordt afgesloten.
Niet dus... Dergelijk traject dient elke organisatie te faseren en vooral voor te bereiden.
We onderscheiden 4 grote fases
- Fase 1: Belanghebbenden op managementvlak mee krijgen en de believers/voortrekkers in pole position plaatsen
- Fase 2: Business scenario’s uitwerken die huidige problemen op het gebied van samenwerking en communicatie aanpakken.
- Fase 3: Bewustwording creëren bij elke medewerker van zowel de redenen als de aanpak van de transitie
- Fase 4: De training zelf waarin medewerkers via verschillende kanalen gevoed worden met de informatie die ze nodig hebben.
Het zal u opvallen dat er dus vooraleer we aan de training kunnen starten, 3 andere cruciale fases aan vooraf gaan. En net daar gaan de meeste organisaties de mist in bij deze implementatietrajecten.
De rol van een facilitator
Dergelijk project doen slagen is dus geen IT project alleen. Het is een project van de volledige organisatie. Daarom is het goed faciliteren van dergelijk traject cruciaal. De facilitator focust onder andere op:
- Management inspiratiesessies rond de mogelijkheden van digitaler werken binnen de organisatie
- Mapping tussen de proceswerking en digitaler (samen)werken: hoe halen we uit de transitie naar digitaler werken niet alleen een nieuwe manier van werken, maar ook een efficiëntieslag binnen de proceswerking waar de medewerkers mee achter staan.
- Welke applicatie waarvoor inzetten
- Hoe de documentstructuur opbouwen
- Afspraken rond toegangsbeheer en andere spelregels afstemmen
- Prioriteiten mee bepalen in functie van de noden van de medewerkers en de organisatie
- Coachen en trainen van de inspiratoren die op hun beurt hun collega-teamleden meenemen in deze transitie.
- Connectie met de IT partners die de implementatie op technisch vlak ondersteunen. Dit kan zowel een interne IT medewerker als een externe partij zijn.
Het stappenplan - stap 1: focus op belanghebbenden en inspiratoren
Dit was het eerste deel van een 5-delige reeks. In de komende maanden zullen we telkens dieper ingaan op één van de 4 fases. Om zo het beeld nog helderder te schetsen. Lees hier het vervolg
