Digitaler werken - stap 2: denken in business scenario's

In de overzichtsblog komt duidelijk naar voor dat het meekrijgen van medewerkers in digitaler samenwerken niet enkel op training berust.

Dit goed doen, betekent het nemen van de juiste stappen.

In de eerste fase zorgden we ervoor dat dit niet enkel een IT-project is. Nu zetten we de stap naar het concreet in kaart brengen van de noden en scenario’s. Hiermee werkt de organisatie niet enkel simpelweg “digitaler”, maar wint deze ook aan slagkracht, efficiëntie.

Nog (te)veel organisaties hebben last van de papieren tijger. Mogelijk herkent u onderstaande voorbeelden:

• Manuele inputs
• Data analyses via excel – met veel knip- & plakwerk –
• Goedkeuringen via gehandtekende documenten, of via email

Stappen zetten richting digitaler samenwerken is voor de éne organisatie dan ook verschillend met de andere. Starten met de basis en ervoor zorgen dat de organisatie “bijblijft”, ook als processen op zich werken, is van belang om nu en zeker ook in de toekomst efficiënt en slagvaardig te blijven.
​​
Een goede analyse maken van de huidige werking & processen lijkt in eerste instantie ver af te staan van bijvoorbeeld een Microsoft 365 implementatie maar is van cruciaal belang om de stap te zetten van een IT-uitrol naar User Adoption. Elke organisatie zit immers op een ander niveau.

Komen tot de juiste scenario’s kan enkel door te praten met de medewerkers zelf. Zo verkrijg je inzichten in de ‘echte’ huidige manier van werken, en dat is de enige juiste werkwijze.
​
Op die manier komen antwoorden boven op vragen zoals:

• Waar liggen problemen op het gebied van samenwerking en communicatie binnen de organisatie?
• Op welke gebieden wil de organisatie verbeteringen doorvoeren?
• Welke strategische initiatieven of lopende transformatieprojecten binnen de organisatie kan digitaler samenwerken ondersteunen?
• Welke communicatie- en samenwerkingsmethoden gebruiken medewerkers en waarom?
• Hoe ziet het proces van het opstellen, verspreiden en delen van informatie eruit?

De volgende zaken komen vaak terug als frustraties en pijnpunten

• Rond samenwerken & overleggen
  • Gebruik van mailkettingen
  • Veel mensen in CC
  • Veel zijsporen in communicatie
  • Frustraties rond “vervuiling” in mailboxen
  • Frustraties “had mij dat dan gevraagd, ik ken dit al…”
  • Teveel meetings om gewoon een aantal weetjes te delen
• Rond bestandenbeheer
  • Frustraties omdat het lang duurt om een document terug te vinden
  • Onduidelijkheden wat waar te plaatsen
  • Versiebeheer loopt stroef, iedereen heeft hier een eigen werkwijze voor
  • Samen op documenten werken is niet evident

Dit is absoluut geen rocket-science en daar zit het hem nu net. Digital transformation, digitaliseren, … lijken woorden alsof dit erg high-tech implementaties zijn. Sommige organisaties zijn inderdaad al rijp voor deze stap, maar ook hier speelt de “digitale maturiteit” van de organisatie een belangrijke rol. Lopen voor je kan stappen is een groot gevaar…Bij heel wat van onze Vlaamse KMO’s is er nog veel low hanging fruit te rapen waar medewerkers echt baat bij hebben.

Hierop inspelen met een aantal simpele stappen is voor veel organisaties al een eye-opener. Als we vertellen dat dergelijke oplossingen standaard ingebakken zitten in bijvoorbeeld Microsoft 365, waar ze vaak zelfs al een licentie voor hebben, maar gewoon de mogelijkheden niet kennen.

Denk maar aan:

• Communiceren vanaf elk apparaat.
• Gegevens opslaan, bewerken en lezen op één beveiligde locatie.
• Raadplegen van gegevens vanaf elke plek.
• Definitieve documenten delen en machtigingen verstrekken voor het bewerken en verbeteren daarvan.
• Uploaden van gegevens naar één beveiligde locatie met toegang voor het hele team.
• In real-time samenwerken.
• Opslaan en delen van notities en verwijzingen in een centraal digitaal notitieblok.

Dit zijn maar een aantal mogelijkheden die menig proces efficiënter maken.
​
Bedrijven die op bovenstaande antwoorden: “dit doen we al lang zo”, die zijn klaar voor de volgende stap om de mogelijkheden onderling met elkaar te connecteren en nog extra meerwaarde eruit te halen.

Eenmaal de oefening afgerond, komen we tot een High Level Structuur voor het toekomstige digitale werken. Een mapping van welke tools we waarvoor zullen gebruiken. Deze mapping zijn de handvaten voor het IT-team of de IT-partner om alles op een correct manier op de achtergrond te configureren.

Hierbij is het van belang om niet enkel de gebruikerskant goed op te zetten. Neem zeker ook de nodige stappen rond security en rechtenbeheer.

​Naast het uitwerken van de scenario’s en de high level structuur van het toekomstig digitaal landschap vanuit een gebruikersoogpunt, maken we nu ook een stappenplan voor de implementatie.

​Alles nieuwe applicaties zomaar openzetten zonder de medewerkers hierop voor te bereiden kan niet. Een gefaseerde uitrol in functie van de huidige noden en behoeftes zorgt ervoor dat dit ook landt in de organisatie. Hier zijn terug de inputs uit de gesprekken cruciale informatie voor onze volgende twee fases: bewustwording & training.

In een volgend deel van deze blogreeks gaan we dieper in op fase 3 van het digitaler samenwerken implementatietraject: het bewustmaken van de organisatie van de mogelijkheden die dergelijk traject biedt en vooral de honger opwekken naar de transitie.

​Zie het als de teaser/preview van een nieuwe film.