Digitaler werken - stap 3: create the buzz

Nu is het tijd om iedereen warm te maken voor de verandering. Maar niet door er direct in te vliegen met een training, want ook dan hebben we nog onvoldoende ingezet op het “wat zal ik eraan hebben”-gevoel.

Anders dan velen denken zijn medewerkers niet per definitie tegen verandering. Wel zijn ze op zoek naar een goede reden voor zichzelf om mee te stappen in de verandering. Als we de oefening in de tweede fase goed is uitgevoerd, dan hebben we alle materiaal in handen om hen mee te krijgen.

Vergelijk het met de volgende grote blockbuster in de bioscoop. Weken voor de film op het grote doek komt, start een marketingcampagne om ons “goesting” te doen krijgen. Op de dag van de première staan mensen in de rij om als eerste de film te zien. Of wat dacht je van de lancering van een nieuwe high end smartphone. Ook daar staan mensen van ‘morgens vroeg voor de deur.

Dergelijke marketingcampagnes spelen in op onze interesses, gevoelens en verlangens. Net dat doen we ook in deze bewustwordingsfase van ons “digitaler samenwerken” project.

En dit hoeven niet meteen de gigantische marketingbudgetten te zijn uit de film- of electronicawereld. Een paar concrete voorbeelden:

• Naam: Indien nog niet eerder gebeurd, dan is het nu zeker het moment om het project een naam te geven. En niet “Het Microsoft365 project” of “Het nieuwe IT-project”. Denk in termen als “WeConnect”, “GoDigital”, “TeamUp”,… Het zijn maar een paar voorbeelden van concrete namen die projecten rond dit thema in de afgelopen jaren kregen.
• Management: Zorg dat management dit mee opneemt in hun communicatie naar de interne medewerkers. Bijvoorbeeld in een groepsmeeting, een intern event,…
• Visueel: Hoe simpel het ook lijkt, maak een aantal posters die mensen triggeren. Of waarom dacht je dat er van die bewuste blockbuster-film in elk bushokje en reclamepaneel een affiche terug te vinden is. De koffiecorner, de kantine en … de toiletten zijn vaak de meest uitgelezen plaatsen.
• Mailing: Vanaf een maand voor de implementatie via korte mailings medewerkers extra teasen met nieuwe mogelijkheden en best practices die er straks aan komen en dit gefocust op de noden die ze zelf als input gaven in fase 2 richting de scenario’s. Zo ziet iedereen meteen dat wat eraan komt gebaseerd is op hun inputs. Dit is een krachtig signaal. Denk hierbij ook aan het uitnodigen om tijdig in te schrijven voor de trainingsmomenten. Zo voorkom je dat dit niet plots bovenop een dagtaak komt.

​Een marketingstelling zegt dat iemand pas iets echt onthoud en interesse krijgt na 30 keer een naam te hebben gezien of gehoord. (n.v.d.r. afhankelijk aan wie je het vraagt kan het getal 30 afwijken) . Dus alle kanalen aanboren om iemand te triggeren rond dit thema is dan ook de beste optie. ​

In het volgend en ook laatste deel van deze blogreeks gaan we dieper in op fase 4 van het digitaler samenwerken implementatietraject: het trainen van de organisatie in de nieuwe werkwijzes parallel aan de IT-uitrol. Het klopt, alle voorgaande 3 fases slaat men al te vaak over, of neemt men veel te snel waardoor finaal de “user adoption” niet slaagt met alle gevolgen van dien.