Digitaler werken - stap 4: de inspiratoren aan zet

Alle voorbereidingen zijn getroffen dus we organiseren voor alle medewerkers verplichte opleidingsmomenten waarop we de tools tonen en toelichten… Eén van de grootste fouten die ondanks alle voorbereidingen toch vaak voorkomt.

De inspiratoren die we in de vorige fases hebben geselecteerd zijn nu de cruciale motor tot slagen. Het zijn die inspiratoren die we nu op het voortouw plaatsen. Dit doen we door hen samen te brengen op regelmatige tijdstippen. Om de twee weken is hierbij een goede frequentie. Dit betekent dat er een gefaseerd plan nodig is waarbij om de paar weken een deel van de nieuwe werking aan bod komt, en ook naar de organisatie toe wordt geactiveerd. Het tempo hangt voor een stuk ook van de reeds aanwezige digitale maturiteit van de organisatie af.
​
Tijdens de sessies kiezen we er bewust voor om niet zomaar een tooltraining te geven. Natuurlijk is het van belang dat iedereen de basisfunctionaliteiten van de applicaties leert kennen, en weet waar de knopjes te vinden zijn die men dagelijks nodig heeft. Maar het is nog belangrijker om in deze sessies aandacht te besteden aan de scenario’s (zie fase 2) en de vertaling naar de processen toe. “Waarom hebben we dagelijks dit knopje nodig?”, “Welke impact heeft het niet gebruiken van een functionaliteit op de dagdagelijkse werking?”

Eenmaal de inspiratoren ‘gevoed’ zijn met goesting en kennis, is het aan hen. Zij zijn de ambassadeurs van de nieuwe werking. Via interne overleggen binnen de teams waar zij dagdagelijks deel van uit maken, informeren zij hun collega’s. Dit op het kennisniveau en volgens de behoefte van waar dit team op dat moment staat. Elk team heeft andere processen en andere basisnoden. Elk team bevat andere collega’s met andere achtergrondkennis. Net dit is de reden waarom we niet kiezen voor die verplichte groepstrainingen waar iedereen door hetzelfde bad gaat.

In een aantal gevallen kan het wel aan te bevelen zijn om korte momenten in te lassen waarbij de volledige organisatie mee krijgt wat er de komende weken op de agenda staat. Wat lanceren we? Wat zal jullie inspirator toelichten? Waarom deze volgorde? … Dit zorgt voor de nodige synergie over de afdelingen en leidt ertoe dat er ook een deel “interne push” is vanuit de medewerkers om weldegelijk de nodige kennis ook te ontvangen van de inspiratoren.
​
Op die manier is nu ook duidelijk waarom we voor het woord “inspirator” kiezen en niet voor “lead user” of “key user”, de andere termen die vaak worden gebruikt bij implementaties van nieuwe pakketten. Inspiratoren inspireren.

Oef, we zijn er. Het project kunnen we afronden. Iedereen is opgeleid. Tijd om onze focus en ook managementaandacht op andere zaken te zetten…Helaas, wederom fout. Het digitale landschap van Microsoft 365 is een evolutief gebeuren. Maandelijks, zelfs wekelijks, zijn er kleinere en grotere wijzigingen. Dit kunnen nieuwe functionaliteiten, grafische verbeteringen van iconen, verschuiving van instellingen, nieuwe koppelingen tussen de onderliggende applicaties,… Kortom, als we niets doen, dan vervallen we op verloop van tijd, terug in een modus waarbij er grote verschillen zijn in de kennis binnen de teams. Iedereen zal het platform wel blijven gebruiken (er is ook geen andere optie), maar sommigen geraken achterop. Microsoft noemt hun platform zelf een EverGreen, waarmee ze doelbewust kiezen voor deze werkwijze van continue verandering.
​
Ook hier blijven de inspiratoren een belangrijke rol spelen.

Elke organisatie is continu in beweging. Nog los van wijzigingen in bedrijfsstrategie en veranderingen in processen is er in elke organisatie ook iets zoals mensen die ervoor kiezen om intern of extern van job te veranderen. Dit geldt ook voor de inspiratoren. Bewaak dat overal gemotiveerde en geëngageerde inspiratoren aan boord blijven. Als er een jobverschuiving is, zorg en dan voor dat die persoon ook binnen het team van de inspiratoren wordt vervangen. Beleg waar nodig een kort maar krachtig introductietraject om ook die persoon op hetzelfde basisniveau te krijgen.
​
En…ook nieuwe mensen komen aan boord in de organisatie. Ook zij waren niet betrokken in het volledige implementatietraject. Ook voor hen is naast het introductietraject rond de organisatie, de processen en de collega’s, tijd nodig om hen mee te nemen in de vastgelegde manier van digitaal samenwerken binnen de organisatie. De inspiratoren hebben hierin een belangrijke rol te vervullen. Neem dit dus zeker mee op in de onboardingstrajecten.