|
Katrien Verschoote - 17/01/2022
continu verbeteren | change management | kwaliteitsmanagement | bedrijfsstrategie |
Is een communicatieplan ècht meer dan een documentje op de server?
Wat is de meerwaarde van een communicatieplan?
En dan heb ik het niet over het opstellen ervan, maar over het effectief gebruiken ervan!
Het opstellen van een communicatieplan is niet zo moeilijk, het implementeren en de toegevoegde waarde ervan gebruiken blijken minder evident.
Hoe pakken we dit aan?
En dan heb ik het niet over het opstellen ervan, maar over het effectief gebruiken ervan!
Het opstellen van een communicatieplan is niet zo moeilijk, het implementeren en de toegevoegde waarde ervan gebruiken blijken minder evident.
Hoe pakken we dit aan?
Definitie: Wat is een communicatieplan?
Wat is het en wat doet het?
"Een document waarin omschreven staat hoe de communicatie binnen een groep en/of tussen groepen personen verloopt en/of zal gaan verlopen. Het is een ontwerp van een systeem om te bevorderen dat mensen binnen een groep doeltreffend met elkaar kunnen communiceren.” (cfr. Wikipedia vs 24 jul 2019)
Bij het ontleden van die “definitie” zien we op de eerste regel het woord “document” . Geen wonder dat het in bepaalde bedrijven ook “maar dat is”: een document.
Later in de definitie wordt het echter duidelijker dat dit wat te kort door de bocht is, dat het toch wel meer is, het is een “systeem”!
Hier krijg je de essentie van een communicatieplan: het zet aan tot actie, het bevordert de doeltreffendheid, het dient als middel om te “communiceren”.
En “communiceren” is meer dan alleen iets op papier vastleggen!
Bij communicatie heb je een boodschap, een zender èn een ontvanger.
Bij communiceren moet je je ervan vergewissen dat de boodschap niet alleen is toegekomen, maar ook op een correcte manier geïnterpreteerd wordt door de ontvanger!
En hier loopt het dikwijls mis bij een communicatieplan: je gebruikt het teveel als louter een informatiemiddel en niet als een communicatiemiddel!
"Een document waarin omschreven staat hoe de communicatie binnen een groep en/of tussen groepen personen verloopt en/of zal gaan verlopen. Het is een ontwerp van een systeem om te bevorderen dat mensen binnen een groep doeltreffend met elkaar kunnen communiceren.” (cfr. Wikipedia vs 24 jul 2019)
Bij het ontleden van die “definitie” zien we op de eerste regel het woord “document” . Geen wonder dat het in bepaalde bedrijven ook “maar dat is”: een document.
Later in de definitie wordt het echter duidelijker dat dit wat te kort door de bocht is, dat het toch wel meer is, het is een “systeem”!
Hier krijg je de essentie van een communicatieplan: het zet aan tot actie, het bevordert de doeltreffendheid, het dient als middel om te “communiceren”.
En “communiceren” is meer dan alleen iets op papier vastleggen!
Bij communicatie heb je een boodschap, een zender èn een ontvanger.
Bij communiceren moet je je ervan vergewissen dat de boodschap niet alleen is toegekomen, maar ook op een correcte manier geïnterpreteerd wordt door de ontvanger!
En hier loopt het dikwijls mis bij een communicatieplan: je gebruikt het teveel als louter een informatiemiddel en niet als een communicatiemiddel!
Een communicatieplan als "werkmiddel"
Hoe dit ombuigen?
Allereerst, door het als een werkmiddel te zien en te integreren in gans de organisatie (of in het team, de afdeling, …).
Een communicatieplan moet o.a. duidelijkheid bieden in:
Tot hiertoe het luikje “informatie”, maar een communicatieplan creëert ook transparantie, het bepaalt:
Zoals je ziet: er is werk aan de winkel!
Allereerst, door het als een werkmiddel te zien en te integreren in gans de organisatie (of in het team, de afdeling, …).
Een communicatieplan moet o.a. duidelijkheid bieden in:
- Welke “informatie” gedeeld wordt
- Hoe die “informatie” gedeeld wordt
- Met wie die “informatie” gedeeld wordt
Tot hiertoe het luikje “informatie”, maar een communicatieplan creëert ook transparantie, het bepaalt:
- wat men met die informatie moet DOEN: wat verwacht wordt van de ontvanger van de informatie
- hoe men ervoor zorgt dat de boodschap éénduidig en correct overgekomen is
- Wat men doet als de boodschap verkeerd geïnterpreteerd werd
Zoals je ziet: er is werk aan de winkel!
Een communicatieplan zet aan tot actie
Eens het communicatieplan is opgesteld en in gebruik is, volgt de logische vraag: hoe weet ik nu of het succesvol werkt?
Als het aanzet tot actie!
Als men aan de slag gaat met het communicatieplan, als men in eerste instantie weet waarvan men op de hoogte moet zijn en tevens hoe men hiervan op de hoogte gebracht wordt.
Ook geeft een goed communicatieplan weer wat er verwacht wordt: wat men met de boodschap moet doen: welke actie men moet ondernemen!
Als het aanzet tot actie!
Als men aan de slag gaat met het communicatieplan, als men in eerste instantie weet waarvan men op de hoogte moet zijn en tevens hoe men hiervan op de hoogte gebracht wordt.
Ook geeft een goed communicatieplan weer wat er verwacht wordt: wat men met de boodschap moet doen: welke actie men moet ondernemen!
Tot slot nog dit
Is dit alles?
Neen, last but not least: eens het communicatieplan geïntegreerd is, moet je de toegevoegde waarde ervan (het aanzetten tot actie) ook borgen!!!
Ga er niet van uit dat alles klaar en duidelijk is en eens geïmplementeerd, het ook vlekkeloos werkt! Je moet dit nagaan, bevragen, staven, bijwerken en nog eens bijwerken en blijven bijwerken….!
Dus, wat is de meerwaarde van een communicatieplan?
Dat het de juiste informatie doorgeeft op een zo efficiënt mogelijke manier door te communiceren en daardoor aanzet tot actie!
Neen, last but not least: eens het communicatieplan geïntegreerd is, moet je de toegevoegde waarde ervan (het aanzetten tot actie) ook borgen!!!
Ga er niet van uit dat alles klaar en duidelijk is en eens geïmplementeerd, het ook vlekkeloos werkt! Je moet dit nagaan, bevragen, staven, bijwerken en nog eens bijwerken en blijven bijwerken….!
Dus, wat is de meerwaarde van een communicatieplan?
Dat het de juiste informatie doorgeeft op een zo efficiënt mogelijke manier door te communiceren en daardoor aanzet tot actie!
