|
Bart Hoornaert - 13/04/2021
change management | digitaliseren | (smart) in transition | continu verbeteren |
ERP implementatie: hemel of hel?
Een nieuwe IT-oplossing wordt doorgaans 5 à 10 jaar gebruikt. Overal hoor of lees je verhalen over IT-implementatie projecten die niet het verwachte resultaat opleveren, ver boven budget en veel later dan de vooropgestelde tijd gerealiseerd worden.
Hoe zet je de "ready to fail" om in een "ready to succeed" verhaal?
Hoe zet je de "ready to fail" om in een "ready to succeed" verhaal?
Er zijn heel wat pakketten op de markt om bijna elk bedrijfsproces te informatiseren of automatiseren. Eenmaal je zoektocht begint, is het moeilijk om het bos door de bomen te zien.
Ready to failVaak gehoorde klachten van gebruikers na een foutieve implementatie
|
Ready to failVaak gehoorde klachten van de directie na een foutieve implementatie
|
Neem dus de tijd voor onderbouwde besluiten en laat je bijstaan door specialisten die jouw kennis en ervaring aanvullen om een succesvol traject te bereiken.
Hoe eraan beginnen?
Ready to failGebrek aan inzicht in de bedrijfsprocessen
|
Ergernis over de huidige manier van werken is vaak de reden waarom informatiseren op onze agenda komt. We lopen enkele opportuniteiten mis, onze concurrenten komen sterker voor de dag, we verliezen kostbare tijd met het zoeken naar informatie en we hebben onvoldoende zicht op onze resultaten…. Maar is dit nu al het juiste moment om de stap naar informatiseren te zetten?
Door samen eerst de huidige bedrijfsprocessen in kaart te brengen, kunnen we vaak al substantiële verbeteringen aanbrengen in de processen, zonder complexe IT-systemen in te richten. Door dit samen met je medewerkers te bespreken, verhoogt hun betrokkenheid, krijgen ze zicht op het groter geheel van activiteiten, rollen en verantwoordelijkheden, waardoor spontaan verbetervoorstellen naar boven komen en frustraties vermeden of zelfs opgelost worden. |
De “quick-wins” die we zo realiseren vanuit de “As Is” situatie zijn al een eerste meerwaarde in het optimaliseringsproces en zorgen ervoor dat we vanuit een “uitgezuiverd” proces kunnen kijken naar de vele mogelijkheden die digitalisering kan bieden.
Vermijd 'oud denken' laat je 'challengen'Aan ieder IT-project kleeft het risico van ‘oud denken’. Dit betekent dat je je huidige bedrijfsprocessen, vaste gewoonten en verworven rechten als uitgangspunt neemt bij het vervangen van je softwareoplossing. Dat geldt ook voor een nieuwe IT-oplossing.
Het risico bestaat dat je je oude processen en software gaat nabouwen in het nieuwe systeem. De afloop hiervan is meestal desastreus. Laat je dus “challengen”. |
Ready to failWaar loopt informatiseren fout:
Miserie informatiseren is alleen maar nog grotere miserie! |
Kies een oplossing vanuit de toekomstvisie voor je organisatie.
Een IT-oplossing kies je meestal voor een periode van vijf á tien jaar. Je kan alleen een goede keuze maken als je een goed beeld hebt over hoe jouw organisatie er dan zal uitzien, in welke markt(en) je dan (nog) actief zal zijn of wat je product- en dienstenaanbod zal zijn. De keuze van bijvoorbeeld een nieuw ERP software dwingt je in de toekomst te kijken en rekening te houden met trends en nieuwe ontwikkelingen op de markt, en de koers en ambities van de organisatie. Je laten bijstaan in het scherper stellen van de “ToBe” situatie, zal de stap naar de IT-partner ook efficiënter laten verlopen.
Dan volgt de echte stap naar informatiseren.
De “ToBe” business vereisten vertalen we in een uitgebreid lastenboek. Dit lastenboek schetst alle noden en wensen en zorgt ervoor dat de aangeschreven IT-partners meteen weten hoe de toekomstige applicatie past binnen het bedrijfsproces.
De vastgelegde vereisten leg je naast het aanbod op de markt om zo een voorselectie te maken van potentiële partners. Dit kan je zelf doen, maar je wint tijd en efficiëntie door gebruik te maken van de beschikbare ervaring. Na het vergelijken van voorstellen van potentiële IT-partners, volgt de best-fit shortlist om zo de laatste stap in te gaan.
Elke partij wordt uitgenodigd om een Proof-of-Concept te maken aan de hand van jouw scenario dat de basis is van het lastenboek en jouw bedrijfsprocessen. Zo krijg je voeling met de aanpak, de technische kennis, de uitwerking en de connectie met de betrokken implementatieconsultants. Dit wordt de basis voor de finale toewijzing en afspraken rond implementatie.
De vastgelegde vereisten leg je naast het aanbod op de markt om zo een voorselectie te maken van potentiële partners. Dit kan je zelf doen, maar je wint tijd en efficiëntie door gebruik te maken van de beschikbare ervaring. Na het vergelijken van voorstellen van potentiële IT-partners, volgt de best-fit shortlist om zo de laatste stap in te gaan.
Elke partij wordt uitgenodigd om een Proof-of-Concept te maken aan de hand van jouw scenario dat de basis is van het lastenboek en jouw bedrijfsprocessen. Zo krijg je voeling met de aanpak, de technische kennis, de uitwerking en de connectie met de betrokken implementatieconsultants. Dit wordt de basis voor de finale toewijzing en afspraken rond implementatie.
Ready to failVaak vastgestelde pijnpunten op het vlak van projectleiding:
|
Voor de implementatie zelf is het belangrijk dat je naast de projectleider van de gekozen IT-partner ook intern een projectleider en/of een change verantwoordelijke aanstelt. Die vormt het eerste aanspreekpunt voor de externe partij en zorgt er ook voor dat iedereen binnen jouw organisatie ook “aan boord is”. Zo garandeer je een maximale betrokkenheid bij het project en verhoogt je je kans op succes aanzienlijk!
Tijdens de implementatie is de wisselwerking tussen jouw interne medewerkers en de externe consultants cruciaal om snelheid en juistheid van informatie te garanderen. |
Vertrekken vanuit het proces heeft altijd voordelen
Het doorlopen van dit traject met een sterke business- en procesfocus leidt tot een betere IT-oplossing die nauwer aansluit bij de toekomst van jouw bedrijf. Daarnaast zorgt de onafhankelijke opbouw van de bedrijfsprocessen en lastenboek ervoor dat je gericht meerdere IT-partners kan aanschrijven. Zo vermijd je een “ToBe” procesbeschrijving en lastenboek te krijgen die vertrekt van de IT-oplossing die de IT-partner in huis heeft, ook al sluit deze niet volledig aan bij wat jouw bedrijfsproces nodig heeft.
En, omdat het lastenboek met interne kennis is opgebouwd, ben je ook zeker dat de andere partij exact begrijpt wat je nodig hebt. En dit maakt jouw implementatietraject ook nog eens een stuk efficiënter.
En, omdat het lastenboek met interne kennis is opgebouwd, ben je ook zeker dat de andere partij exact begrijpt wat je nodig hebt. En dit maakt jouw implementatietraject ook nog eens een stuk efficiënter.
|
Ook het laatste sluitstuk waarbij de gebruikers aan de slag gaan met de nieuwe applicatie landt op die manier beter bij de medewerkers. Ze waren immers betrokken partij bij de uitwerking van de procesinformatie. Het user adoption luik, een niet te onderschatten onderdeel van een implementatietraject, zal hier wel bij varen. |
Ready to failVaak vastgestelde pijnpunten in de eindfase van een implementatietraject:
|
Ready to succeedResultaten voor de gebruiker
|
Ready to succeedResultaten voor de directie
|
