ERP implementatie - Hemel of hel?

Er zijn heel wat pakketten op de markt om bijna elk bedrijfsproces te informatiseren of automatiseren. Eenmaal je zoektocht begint, is het moeilijk om het bos door de bomen te zien.

Vaak gehoorde klachten van gebruikers na een foutieve implementatie

• Het systeem doet niet wat we willen – volgt de processen niet
• Logge administratie
• Systeem genereert fouten – reflecteert niet de realiteit
• Implementator kent er niets van – spreekt onze taal niet
• Terug veel kleine maatwerkstukjes in Excel/Access naast het systeem

Vaak gehoorde klachten van de directie na een foutieve implementatie

• Is nooit af – kost bakken geld
• Beoogde efficiëntietoename is niet bereikt
• Medewerkers lopen gedemotiveerd weg
• Klanten worden gefrustreerd
• Rapporten geven geen correcte informatie weer

Neem dus de tijd voor onderbouwde besluiten en laat je bijstaan door specialisten die jouw kennis en ervaring aanvullen om een succesvol traject te bereiken. ​

Gebrek aan inzicht in de bedrijfsprocessen

• De processen binnen het bedrijf verlopen meestal niet geïntegreerd terwijl ERP alle bedrijfsprocessen integreert
• De processen binnen het bedrijf vertonen meestal een grote variabiliteit, maar een ERP-systeem vertrekt van gestroomlijnde processen

Ergernis over de huidige manier van werken is vaak de reden waarom informatiseren op onze agenda komt. We lopen enkele opportuniteiten mis, onze concurrenten komen sterker voor de dag, we verliezen kostbare tijd met het zoeken naar informatie en we hebben onvoldoende zicht op onze resultaten…. Maar is dit nu al het juiste moment om de stap naar informatiseren te zetten?

Door samen eerst de huidige bedrijfsprocessen in kaart te brengen, kunnen we vaak al substantiële verbeteringen aanbrengen in de processen, zonder complexe IT-systemen in te richten. Door dit samen met je medewerkers te bespreken, verhoogt hun betrokkenheid, krijgen ze zicht op het groter geheel van activiteiten, rollen en verantwoordelijkheden, waardoor spontaan verbetervoorstellen naar boven komen en frustraties vermeden of zelfs opgelost worden.

​De “quick-wins” die we zo realiseren vanuit de “As Is” situatie zijn al een eerste meerwaarde in het optimaliseringsproces en zorgen ervoor dat we vanuit een “uitgezuiverd” proces kunnen kijken naar de vele mogelijkheden die digitalisering kan bieden.

Aan ieder IT-project kleeft het risico van ‘oud denken’.  Dit betekent dat je je huidige bedrijfsprocessen, vaste gewoonten en verworven rechten als uitgangspunt neemt bij het vervangen van je softwareoplossing. Dat geldt ook voor een nieuwe IT-oplossing.

​Het risico bestaat dat je je oude processen en software gaat nabouwen in het nieuwe systeem. De afloop hiervan is meestal desastreus. Laat je dus “challengen”.

Waar loopt informatiseren fout:

• Processen automatiseren die nog niet geoptimaliseerd zijn.
• Software aanzien als de oplossing voor problemen in bedrijfsprocessen.
• Geen succesfactoren benoemd
• Geen weg te werken knelpunten en verbeterpunten gedefinieerd​

Miserie informatiseren is alleen maar nog grotere miserie!

Een IT-oplossing kies je meestal voor een periode van vijf á tien jaar. Je kan alleen een goede keuze maken als je een goed beeld hebt over hoe jouw organisatie er dan zal uitzien, in welke markt(en) je dan (nog) actief zal zijn of wat je product- en dienstenaanbod zal zijn. De keuze van bijvoorbeeld een nieuw ERP software dwingt je in de toekomst te kijken en rekening te houden met trends en nieuwe ontwikkelingen op de markt, en de koers en ambities van de organisatie. Je laten bijstaan in het scherper stellen van de “ToBe” situatie, zal de stap naar de IT-partner ook efficiënter laten verlopen.

De “ToBe” business vereisten vertalen we in een uitgebreid lastenboek. Dit lastenboek schetst alle noden en wensen en zorgt ervoor dat de aangeschreven IT-partners meteen weten hoe de toekomstige applicatie past binnen het bedrijfsproces. 
 
De vastgelegde vereisten leg je naast het aanbod op de markt om zo een voorselectie te maken van potentiële partners. Dit kan je zelf doen, maar je wint tijd en efficiëntie door gebruik te maken van de beschikbare ervaring.  Na het vergelijken van voorstellen van potentiële IT-partners, volgt de best-fit shortlist om zo de laatste stap in te gaan.
 
Elke partij wordt uitgenodigd om een Proof-of-Concept te maken aan de hand van jouw scenario dat de basis is van het lastenboek en jouw bedrijfsprocessen. Zo krijg je voeling met de aanpak, de technische kennis, de uitwerking en de connectie met de betrokken implementatieconsultants. Dit wordt de basis voor de finale toewijzing en afspraken rond implementatie.

Voor de implementatie zelf is het belangrijk dat je naast de projectleider van de gekozen IT-partner ook intern een projectleider en/of een change verantwoordelijke aanstelt. Die vormt het eerste aanspreekpunt voor de externe partij en zorgt er ook voor dat iedereen binnen jouw organisatie ook “aan boord is”. Zo garandeer je een maximale betrokkenheid bij het project en verhoogt je je kans op succes aanzienlijk!
 
Tijdens de implementatie is de wisselwerking tussen jouw interne medewerkers en de externe consultants cruciaal om snelheid en juistheid van informatie te garanderen.

Vaak vastgestelde pijnpunten op het vlak van projectleiding:

• Interne projectleiding wordt meestal als bijkomstig en onbelangrijk beschouwd
• Er bestaat geen stuurgroep
• Gedegen planning is meestal onbestaande, dus opvolging en bijsturing is quasi onbestaande
• Budgetbewaking bestaat nauwelijksVertrekken vanuit het proces heeft altijd voordelen

​Het doorlopen van dit traject met een sterke business- en procesfocus leidt tot een betere IT-oplossing die nauwer aansluit bij de toekomst van jouw bedrijf. Daarnaast zorgt de onafhankelijke opbouw van de bedrijfsprocessen en lastenboek ervoor dat je gericht meerdere IT-partners kan aanschrijven. Zo vermijd je een “ToBe” procesbeschrijving en lastenboek te krijgen die vertrekt van de IT-oplossing die de IT-partner in huis heeft, ook al sluit deze niet volledig aan bij wat jouw bedrijfsproces nodig heeft.
 
En, omdat het lastenboek met interne kennis is opgebouwd, ben je ook zeker dat de andere partij exact begrijpt wat je nodig hebt. En dit maakt jouw implementatietraject ook nog eens een stuk efficiënter.

Ook het laatste sluitstuk waarbij de gebruikers aan de slag gaan met de nieuwe applicatie landt op die manier beter bij de medewerkers. Ze waren immers betrokken partij bij de uitwerking van de procesinformatie. Het user adoption luik, een niet te onderschatten onderdeel van een implementatietraject, zal hier wel bij varen.

Vaak vastgestelde pijnpunten in de eindfase van een implementatietraject:

• Go live zonder degelijke validatie
• Opleiding wordt als tijdrovend een duur aanzien
• Er zijn geen key-users benoemd
• Is meestal de laatste stap in het implementatietraject waarbij de focus bij velen al op een ander project zit
• Nazorg en begeleiding tijdens de eerste dagen en weken is quasi onbestaande

Resultaten voor de gebruiker

• Het systeem doet wat teams willen
• Systeem volgt de afgesproken "ToBe" processen
• Administratie wordt visibel en licht: transparantie
• Systeem reflecteert de realiteit
• Gebruikers voelen zich één met het systeem

Resultaten voor de directie

• Het project is af
• Beoogde efficiëntietoename is gerealiseerd
• Medewerkers zijn terug gemotiveerd
• Klanten zijn tevreden
• Rapporten geven correcte informatie weer