Het 5S-jojo-effect... 

5S is een heel gekende en toegankelijke Lean techniek. Hij is zo toegankelijk dat iedereen er snel mee kan opstarten. Hij is zo toegankelijk als vanzelfsprekend om mee te starten dat er heel snel resultaten zichtbaar zijn. Het is te vergelijken met iemand die op dieet gaat. De eerste weken vliegen de kilo’s er af.  Maar, … ooit gehoord van het jojo-effect?

Als de implementatie van 5S onvoldoende aandacht schenkt aan betrokkenheid en gedragsverandering legt men de basis voor het 5S – jojo – effect.

​5S begint met het opruimen, herinrichten en schoonmaken van de werkplekken. Op zich een enorme inspanning die meteen zichtbaar is en iedereen met trots vervult. Zo trots dat men denkt dat het ergste achter de rug is en men terug overgaat tot de orde van de dag.

Er is immers nog niets fundamenteels gebeurd aan de noodzakelijke gedragsverandering. Om dit te realiseren, is het noodzakelijk dat de medewerkers afspraken maken over de lay-out, organisatie van hun werkplek. Ze leggen vast wat er moet gebeuren, wie wat zal doen, tegen wanneer. Ze volgen dit op en sturen bij.

Ze leren hierbij dat 5S zich niet beperkt tot schoonmaken alleen. Ze leren inzien dat discipline, afspraken maken en nakomen, documenteren van kennis, bijsturen essentieel is om niet te vervallen in de oude situatie. Als men 5S op deze manier invoert, maakt men uitdagingen en to do’s heel zichtbaar en kunnen ze worden opgelost.

Zoals men bij de start van een dieet eerst op een weegschaal gaat staan, zo starten we met een 5S-scan om de actuele situatie in kaart te brengen. We overleggen met de teamleden, informeren naar de geldende afspraken, bekijken hoe ‘proper’ en ‘ordelijk’ de werkposten zijn, bepalen dan samen het te behalen objectief, de te nemen stappen en de timing met volgende concrete zichtbare doelstellingen:

• De omgeving “spreekt”: alles heeft een plaats en alles staat op de toegewezen plaats. Overal en Altijd. Op deze manier is 5S een maatstaf voor “discipline”. Eénmaal deze houding in ons ze DNA zit, ziet men ook dezelfde houding op gebied van veiligheid, gezondheid, kwaliteit, productiviteit. Men zou het huis voor minder net en proper maken.
• 5S is een start van “continu” verbeteren (we ruimen op om niet meer te moeten opruimen omdat we de oorzaken van vervuiling en afwijking van de afspraken detecteren en wegwerken) en omdat de 5S-aanpak op een vooraf afgesproken wijze regelmatig checks inbouwt zodat de bekomen resultaten geborgd worden.
• 5S is een belangrijke pijler om betrokkenheid van de medewerkers te verdienen omdat op deze manier de werkomgeving overzichtelijker wordt, verloren zoektijden fundamenteel verminderen, aangenamer wordt met prioriteit op veiligheid en gezondheid.

Bij de opmaak van  het implementatieplan leggen we vast of we al dan niet met pilootprojecten gaan opstarten. Omdat het succes van de eerste 5S-projecten het succes voor het ganse project bepaalt, focussen we in eerste instantie op werkplekken waar medewerkers meteen op de kar willen springen en we mooie resultaten kunnen boeken.

Na deze eerste resultaten beschikken we over een mooie referentie. Dit helpt zeker bij het aanvaardingsproces en bij het verkrijgen van de gewenste gedragsverandering.  Dit zal zeker helpen als we willen starten in de meer ingewikkelde werkplekken en met minder gemotiveerde medewerkers .