|
Katrien Verschoote - 19/04/2022
processen optimaliseren | change management | continu verbeteren | JAP - jaaractieplan |
Heb ik zowel een RACI als een procesflow nodig?
Onlangs ving ik een interessant gesprek op, waarin 2 partijen overtuigd waren van hun gelijk:
De ene partij werkte met RACI-matrices om rollen, verantwoordelijkheden en taken duidelijk te stellen terwijl de andere partij zweerde bij het gebruik van procesflows.
Toen ik het idee opperde om beide te gebruiken, bekeken ze me nogal scheef want waarom zou je zowel een RACI als een procesflow gebruiken?
De ene partij werkte met RACI-matrices om rollen, verantwoordelijkheden en taken duidelijk te stellen terwijl de andere partij zweerde bij het gebruik van procesflows.
Toen ik het idee opperde om beide te gebruiken, bekeken ze me nogal scheef want waarom zou je zowel een RACI als een procesflow gebruiken?
Het gebruiken van een RACI
We hebben reeds in een vroegere blog de sterkte van een RACI belicht.
Maar wat ben je met een RACI als je er niets mee doet?
Wanneer je aan de slag gaat met een RACI matrix, is de eerste stap gezet, maar eens opgemaakt moet je de RACI ook in actie brengen!
Allemaal gemakkelijk gezegd, maar hoe doe je dit?
Zoals je in onze blog kunt lezen, doet een goed opgestelde RACI je niet alleen denken in processen, het biedt ook duidelijk een meerwaarde.
Maar wat ben je met een RACI als je er niets mee doet?
Wanneer je aan de slag gaat met een RACI matrix, is de eerste stap gezet, maar eens opgemaakt moet je de RACI ook in actie brengen!
Allemaal gemakkelijk gezegd, maar hoe doe je dit?
Zoals je in onze blog kunt lezen, doet een goed opgestelde RACI je niet alleen denken in processen, het biedt ook duidelijk een meerwaarde.
Welke hulpmiddelen nog nodig?
Wat een RACI niet bevat is:
Om hier een duidelijk beeld over te krijgen zijn er andere hulpmiddelen.
En ik kan nog wel een tijdje voortgaan.
- hoe je die taken moet uitvoeren
- wanneer je de taken moet uitvoeren
- aan welke criteria moet voldaan worden
- welk verband er tussen de verschillende taken is
Om hier een duidelijk beeld over te krijgen zijn er andere hulpmiddelen.
- Zo kan je een processflow gebruiken om:
- het verband te zien tussen de verschillende taken
- De sequentie te weten waarin de taken uitgevoerd moeten worden,
- Een aanduiding te geven van de criteria die moeten voldaan zijn om een taak te mogen uitvoeren (maar dit is meestal niet zo duidelijk zichtbaar op een PF - hiervoor ga je bijkomende documentatie nodig hebben) -
- De interactie te zien, met wie en wanneer
- een zicht te geven op mogelijke verbeteringen
- Daarnaast maak je gebruik van allerhande documentatie waarin je:
- Beschrijft HOE je de activiteiten moet uitvoeren (vb WI, PD, ….)
- Wat je nodig hebt om de taken uit te voeren (vb guideline, PD…)
- de criteria beschrijft
- een set van instructies opgeeft die moeten voldaan zijn bij het uitvoeren van een taak (vb checklist)
- Ook maak je gebruik van metingen, dashboards, KPI's
- Om na te gaan of de activiteiten GOED en Efficiënt uitgevoerd worden
- Om de uitvoering van taken te verbeteren
- Om de uitvoering van taken te borgen
- Een Communicatiematrix is ook een handig instrument om te duiden:
- Hoe je rapporteert en wat je rapporteert aan wie over de status van de activiteiten
En ik kan nog wel een tijdje voortgaan.
Besluit: heb ik naast een RACI ook een procesflow nodig?
Zoals je ziet, vormt een RACI misschien een basis voor een verbeteringstraject, net zoals een procesflow maar daar stopt het niet.
Je moet de beide hand in hand in actie brengen!
Dus om antwoord te bieden op onze oorspronkelijke vraag: JA, je hebt zowel een RACI als een processflow nodig!
Je moet de beide hand in hand in actie brengen!
Dus om antwoord te bieden op onze oorspronkelijke vraag: JA, je hebt zowel een RACI als een processflow nodig!
