|
Katrien Verschoote - 07/02/2023
processen optimaliseren | professionaliseren | samenwerken |
Waarom komen een informatiestroom en een fysieke stroom best overeen?
En wat bedoelen we hiermee en waarom eigenlijk?
Laat ons beginnen met een voorbeeld: Ik ga op reis en ik neem mee….
Mijn bagage, mijn man en kinderen, aangepaste kledij, mijn identiteitskaart, mijn tickets, ….
Ik moet echter ook weten: wanneer moet ik op mijn bestemming aankomen? Hoe ga ik daar geraken? Wanneer moet ik vertrekken, waar moet ik naartoe, welk weer gaat het op mijn plaats van bestemming zijn?
Terwijl de eerste zaken vooral fysieke dingen zijn (fysieke stroom), draait het bij de tweede soort vragen vooral rond informatie (informatiestroom).
Als die twee niet matchen, ga je de mist in: of je komt te laat, of je gaat naar een verkeerde plaats, of je hebt geen aangepaste kledij mee, ….
Maar wat met het bedrijfsleven?
Laat ons beginnen met een voorbeeld: Ik ga op reis en ik neem mee….
Mijn bagage, mijn man en kinderen, aangepaste kledij, mijn identiteitskaart, mijn tickets, ….
Ik moet echter ook weten: wanneer moet ik op mijn bestemming aankomen? Hoe ga ik daar geraken? Wanneer moet ik vertrekken, waar moet ik naartoe, welk weer gaat het op mijn plaats van bestemming zijn?
Terwijl de eerste zaken vooral fysieke dingen zijn (fysieke stroom), draait het bij de tweede soort vragen vooral rond informatie (informatiestroom).
Als die twee niet matchen, ga je de mist in: of je komt te laat, of je gaat naar een verkeerde plaats, of je hebt geen aangepaste kledij mee, ….
Maar wat met het bedrijfsleven?
In het bedrijfsleven...
Ook in het bedrijfsleven is het uiterst belangrijk om de fysieke - en de informatiestroom op elkaar af te stemmen!
Bekijken we een productieafdeling: Als jouw productieafdeling niet weet wat, wanneer en hoe te produceren (informatiestroom), is de kans groot dat je een productieproces hebt dat producten (fysieke stroom) maakt die niet aan de eisen van klanten voldoen, ofwel veel afval produceert, ofwel veel te vroeg of te laat produceert, ….
Maar ook puur administratieve processen komen hiermee in aanraking:
Bekijken we de verkoopafdeling als voorbeeld: als een bepaald staal (fysieke stroom) en de bijhorende offerte (fysieke stroom) niet de juiste informatie (informatiestroom) bevat en niet naar de juiste klant gestuurd wordt, tegen een bepaalde afgesproken deadline (allemaal informatie die nodig is) …. Zal dat niet in het voordeel van het bedrijf zijn en is de kans groot dat jouw klant niet tevreden is.
Deze voorbeelden maken duidelijk wat een fysieke stroom en informatiestroom eigenlijk is en wat belangrijker is: waarom deze moeten overeenkomen.
Bekijken we een productieafdeling: Als jouw productieafdeling niet weet wat, wanneer en hoe te produceren (informatiestroom), is de kans groot dat je een productieproces hebt dat producten (fysieke stroom) maakt die niet aan de eisen van klanten voldoen, ofwel veel afval produceert, ofwel veel te vroeg of te laat produceert, ….
Maar ook puur administratieve processen komen hiermee in aanraking:
Bekijken we de verkoopafdeling als voorbeeld: als een bepaald staal (fysieke stroom) en de bijhorende offerte (fysieke stroom) niet de juiste informatie (informatiestroom) bevat en niet naar de juiste klant gestuurd wordt, tegen een bepaalde afgesproken deadline (allemaal informatie die nodig is) …. Zal dat niet in het voordeel van het bedrijf zijn en is de kans groot dat jouw klant niet tevreden is.
Deze voorbeelden maken duidelijk wat een fysieke stroom en informatiestroom eigenlijk is en wat belangrijker is: waarom deze moeten overeenkomen.
Maar hoe pakken we dit nu concreet aan?
En hoe zorgen we ervoor dat de informatiestroom en de fysieke stroom overeenkomen?
Allereerst moet je transparantie creëren. Transparantie in de manier van werken.
En het is het eenvoudigst om te beginnen bij de fysieke stroom: je volgt als het ware, van begin tot einde hoe die verloopt.
We gaan dit aantonen aan de hand van een zeer eenvoudig productieproces: stel je produceert houten stoelen op onderstaande (erg vereenvoudigde) manier:
En hoe zorgen we ervoor dat de informatiestroom en de fysieke stroom overeenkomen?
Allereerst moet je transparantie creëren. Transparantie in de manier van werken.
En het is het eenvoudigst om te beginnen bij de fysieke stroom: je volgt als het ware, van begin tot einde hoe die verloopt.
We gaan dit aantonen aan de hand van een zeer eenvoudig productieproces: stel je produceert houten stoelen op onderstaande (erg vereenvoudigde) manier:
Je vertrekt dus van boomstammen, die je bestelt bij je leverancier en die je dan in jouw bedrijf verzaagt, behandelt met vernis, monteert en verpakt. Daarna verzend je ze naar je klant.
Het is belangrijk om dit als eerste zichtbaar te maken.
Daarna moet je nadenken over: welke informatie heb ik nodig om bovenstaand proces uit te voeren? Maw om van boomstammen tot een geleverde stoel te komen? (die overeenkomt met de verwachtingen van mijn klant!)
Op z’n minst moeten we onderstaande zaken weten (Tip: begin bij het standpunt van de klant)
Het is belangrijk om dit als eerste zichtbaar te maken.
Daarna moet je nadenken over: welke informatie heb ik nodig om bovenstaand proces uit te voeren? Maw om van boomstammen tot een geleverde stoel te komen? (die overeenkomt met de verwachtingen van mijn klant!)
Op z’n minst moeten we onderstaande zaken weten (Tip: begin bij het standpunt van de klant)
Een volgende stap is het bepalen:
Waar komt die informatie vandaan? Hier kan je een onderscheid maken:
Waar komt die informatie vandaan? Hier kan je een onderscheid maken:
- Wie is verantwoordelijk om deze informatie te leveren en dat ze correct is?
- Waar vinden we deze informatie?
Daarna kan je hier aan toevoegen waar de informatie beheerd wordt. En waar we de informatie kunnen terugvinden:
Door dit transparant te maken, vindt je steevast enkele verbeterpunten.
Nu moet die informatie nog bij productie geraken…..
Nu moet die informatie nog bij productie geraken…..
Als je bovenstaande (ingewikkelde) tekening bekijkt, merk je hoe belangrijk het is om:
- Informatie op elkaar af te stemmen
- De nodige linken te leggen (via systemen of verantwoordelijkheden)
- Duidelijke afspraken vast te leggen
- Referentiepunten te bepalen
- ….
Zoek de verschillen 😊!!!
