Interne en externe audits anno 2020

Wist je trouwens dat auditeren van het Latijnse woord 'audīre' komt en "L U I S T E R E N  N A A R  / H O R E N" betekent. Het is dus ook nu nog steeds belangrijk van om gaan kijken en luisteren hoe uw medewerkers het dagdagelijkse werk uitvoeren.

Werkwijzes die gewijzigd zijn, nieuwe producten die snel toegevoegd zijn aan het gamma, medewerkers die andere taken zijn beginnen opnemen of misschien zelfs helaas moeten vertrekken.

In elk proces is het dus van belang om na te gaan welke veranderingen er zijn geweest en hoe dit impact heeft op onder andere:

• De aanwezigheid van de juiste competenties (en bevoegdheden)
• De aanpassingen in vastgelegde gedocumenteerde informatie, denk maar aan procesbeschrijvingen of gebruikte templates
• Het veiligheidsaspect. Een snelle wijziging in een productieomgeving houdt mogelijks een nieuw veiligheidsrisico in
• De indicatoren, zijn de doelstellingen die eind 2019 op papier zijn gezet nog haalbaar? Zijn ze bijgesteld en is hierover gecommuniceerd? Is het bijhorend actieplan ook aangepast?
• …

Bij de focus op het strategische proces zal ook diezelfde impact zijn doorvertaling kennen in wijzigingen van strategische keuzes, soms zelfs business modellen of strategische Key Performance Indicatoren (KPI’s). Vaak is dit weldegelijk gebeurd vanuit een management oogpunt, de focus voor de interne auditor ligt hem in de analyse of de doorvertaling en koppeling naar de onderliggende operationele processen ook (vlot) verloopt.
 
Het mag dan een oud beestje zijn, zeker nu kan het schildpaddiagram zijn nut extra bewijzen als denkpiste voor de interne auditor. 
Vergeet daarnaast ook niet dat uw directiebeoordeling (“management review”) extra aandacht verdient rond dit thema.

Misschien nog de belangrijkste factor kan de timing zelf zijn. Ook externe audit bureaus hebben nu een lastige kluif aan het (her)inplannen van de audits. We merken het bij verschillende van onze klanten dat het te pakken krijgen van een finale auditdatum geen evidentie is. 
Soms wordt er een deel online geauditeerd via de digitale middelen zoals Microsoft Teams. Voor uw medewerkers die hier misschien nog onvoldoende mee vertrouwd zijn, kan dit zeker een extra drempel zijn. Bereid hen hier dus op voor. Check of ze ook het delen van documenten via screensharing in de vingers hebben. Ook hier kan Lumeron u helpen via korte praktijkopleidingen.

Daarnaast is het van belang om voorbereid te zijn om de meest evidente vraag van 2020: Wat heeft uw bedrijf anders gedaan omwille van de 2020 situatie en vooral hoe is uw kwaliteitssysteem hierop mee geëvolueerd. Finaal komen hier dus eigenlijk exact dezelfde punten als bij de interne audit topics aan bod. Voorbereid zijn op dit extra focuspunt is dus zeker raadzaam en van daar dus ook het belang van de interne audits.

Misschien zijn een aantal interne auditoren niet meer beschikbaar om de audits op zich te nemen. Dan zijn er verschillende opties waar Lumeron u bij kan helpen:

• Wij leiden uw interne auditoren op
• Wij sturen uw interne auditploeg bij via een extra workshop
• Wij voeren (een deel van) de interne audits voor u uit, zo heeft u meteen ook een onafhankelijke blik op de werking van uw organisatie en komen er vast en zeker tips en aanbevelingen boven.

Meer weten over onze mogelijkheden rond interne audits? Contacteer ons gerust, wij helpen u graag verder.