Hoe ver staat uw organisatie per vandaag op het vlak van proceswerking?
|
Werken aan de processen van uw organisatie stuwt uw organisatie naar een hoger maturiteitsniveau. Maar hebt u zicht hoe ver uw organisatie per vandaag staat rond proceswerking? Welke opportuniteiten zijn er nog? Welke blinde vlekken?
|
|
Quickscan Proceswerking
Start de Lumeron online proces quickscan.
We polsen onder andere naar:
We polsen onder andere naar:
- proceseigenaarschap
- procesvisualisatie
- lerend vermogen van de organisatie
- ...
Iedereen praat over "processen" maar wat zijn dit?
Het principe van de ijsberg zal iedereen wel bekend zijn. Er zit meer onder het wateroppervlak dan je denkt…veel meer. Ook bij processen in dit zo.
De saaie theorie: “een proces is een set van activiteiten die gebruik maken van één of meerdere inputs om een output te creëren die toegevoegde waarde biedt voor de interne en/of externe klant.
Zo, die hebben we gehad. Wat betekent het nu echt?
De saaie theorie: “een proces is een set van activiteiten die gebruik maken van één of meerdere inputs om een output te creëren die toegevoegde waarde biedt voor de interne en/of externe klant.
Zo, die hebben we gehad. Wat betekent het nu echt?
Samen aan de slag
|
Als we samen met een team hun proces in kaart brengen, dan denken velen rond de tafel “dit doen we even snel”. Dit klopt voor de eerste 10 minuten van het gesprek. Dan vertelt iemand heel chronologisch de stappen die ze uitvoeren. Na ongeveer 10 minuten onderbreekt er iemand met “ja, maar.” En we zijn vertrokken. De kracht zit er dan in om met het team de echte “happy flow” van de standaard ‘As Is’ werking vast te leggen. Een facilitator zorgt ervoor dat de focus van het team ook in die richting blijft lopen. Dit eenduidig op papier krijgen in een eenvoudig blokkenschema (in mooi Nederlands een flowchart) is een uitdaging op zich.
Eenmaal het proces in basis vast ligt komt de volgende stap. Wie is voor welke blok verantwoordelijk? Welke kennis is voor elke blok nodig? Welke tools gebruiken we? En vooral, welke uitkomst (deliverables) verwachten we tijdens en op het eind van het proces? Kunnen we deze benoemen en zijn deze eenduidig vastgelegd? Herinner je dat we de uitzonderingen en special cases in het begin even parkeerden. Nu is het tijd om ook deze op het proces te mappen en vooral te kijken hoe we zoveel mogelijk van deze uitzonderingen kunnen omturven naar het reguliere proces. Enkel waar we met recht en reden afwijkingen nodig hebben, legen we die ook duidelijk vast. |
|
Processen tekenen om te tekenen heeft geen enkel nut. Samen met de collega's inzicht krijgen in de onderlinge werking en hoe dit beter kan is daarintegen wel essentieel.
Instructies...boeken onder het stof van de oudheid
De ene stap in het proces is ook de andere niet. Sommige zaken zijn heel duidelijk, of een applicatie stuurt voor een groot stuk de activiteit en de bijhorende foutenkans is daardoor klein. In andere gevallen zijn er onderliggende instructies nodig. Als deze er al zijn, zijn deze dan nog up-to-date? En worden ze ook gebruikt, bijvoorbeeld tijdens de opleiding en onboarding van nieuwe medewerkers? Vaak stellen we vast dat er ooit, in een ver verleden, iemand tijd gestopt heeft in dit allemaal grondig uit te werken, maar die medewerker is er ondertussen niet meer of is van functie veranderd.
Gevolg, het ooit zo mooie werk is onder het stof geraakt en dekt helemaal niet meer de lading. Helaas, was er geen overdracht van informatie bij het vertrek uit de functie en niemand nam het ownership op dit verder bij te houden.
Gevolg, het ooit zo mooie werk is onder het stof geraakt en dekt helemaal niet meer de lading. Helaas, was er geen overdracht van informatie bij het vertrek uit de functie en niemand nam het ownership op dit verder bij te houden.
Proceseigenaar... voelt u zich aangesproken?
|
Vaak zien we dat het woord proceseigenaar verward wordt met de teamleider in een organigram. Een organigram en een procesmodel zijn absoluut niet hetzelfde. Proceseigenaarschap gaat over de grenzen van de teams en afdelingen heen. Een proceseigenaar heeft een totaaloverzicht van het proces ook als dit de afdeling overstijgt. Dit zowel qua vastleggen van de grote lijnen, de doelstellingen bepalen en vooral sturen van het geheel.
|
