Als de volledige planeet er last van heeft…

Deze stelling lijkt op het eerste zicht vrij cru en geeft zelfs de indruk van “neen, we helpen je niet”.  Dus er hoort wel de nodige omkadering bij.
Omdat een lange theorie rond groepsgedrag, medewerkersacceptatie, leermomenten,… niet echt handig is om te lezen maken we het iets praktischer.

Wat doe je als je ergens last van hebt? Dan zoek je naar oplossingen! 
Dat lijkt logisch. Dus is het ook ergens logisch dat tijdens implementatietrajecten van Microsoft 365, waarbij we medewerkers onderdompelen in praktisch gebruik van o.a. Teams, SharePoint & Planner, ook kritische vragen krijgen rond functionaliteiten die ze missen.
​
Eerst even verduidelijken. We werken allemaal al lang digitaal.
Email is voor velen het communicatiemiddel bij uitstek in de bedrijfswereld. Althans dat was het, want nu we aan de slag gaan met onder andere Microsoft Teams komen er heel wat nieuwe mogelijkheden binnen handbereik om efficiënter en interactiever met elkaar te werken.
Voor zij die Teams al gebruiken of kennen, denk maar aan de Posts in de Team-kanalen of de Chat mogelijkheden.
Sommige bedrijven zijn zelfs al zo ver dat ze het interne emailverkeer helemaal bannen en alles via dit platform laten lopen.
Nu ja, alles…Ook zij lopen af en toe wel eens ergens tegenaan. Denk bijvoorbeeld aan een communicatie die je intern wil versturen maar met één klant mee in het verhaal, die hierop vermoedelijk ook nog eens zal antwoorden.
​Dan is het toch nog niet ideaal op dit moment.

Bovenstaande anekdote is zo’n voorbeeld waarbij medewerkers de stelling “vroeger was alles beter” graag boven halen.
Indien dit het geval is, zijn er een paar opties.

• Bochtenwerk om de stelling te omzeilen of negeren maar dit resulteert op de lange termijn vooral in nog meer frustratie.
• Een overijverige IT-medewerker vinden die maar al te graag hier iets voor programmeert om dit op te lossen…en vooral niets gedocumenteerd heeft of nog erger daarna het bedrijf verlaat.
  Bij de eerstvolgende wijziging is het dan toch even haar krabben.
       (Belangrijke voetnoot: niet alle IT-medewerkers zijn zo ingesteld. Gelukkig kennen we er ook veel die dit wel goed doen)
• De iets betere versie van bovenstaande: Een traject opzetten om dit gestructureerd en vooral met maatwerk op te lossen.

​Of…je toch even de vraag stellen: “Wie heeft hier nu last van?” Ikzelf? Mijn collega’s? Iedereen in het bedrijf? De volledige planeet?

Ondertussen durven wij stellen: “Als de volledige planeet er last van heeft, blijf er dan af want ooit lost Microsoft dit op.”
Deze stelling lijkt op het eerste zicht vrij cru en geeft zelfs de indruk van “neen, we helpen je niet”.  Dus er hoort wel de nodige omkadering bij.

Met een paar voorbeelden waarbij we in het verleden ook zelf in die val zijn getrapt, kunnen we nog het allerbeste schetsen wat we bedoelen.

Een klant vroeg een paar jaar terug om een volledig takenbeheersysteem op te zetten in SharePoint.
Dat moest zo zijn want nu had iedereen overal taken staan, en dat was toch echt niet handig.
Wij, slim als we waren, bekeken samen met een aantal knappe SharePointspecialisten hoe we dit konden oplossen en creëerden in redelijk wat tijd een redelijk werkend systeem waar wel wat onderhoud aan was bij toevoegen van bijvoorbeeld een nieuw project.
Je hoort me al komen. Was het perfect? Zeker niet. Had het wat gekost? Zeker. Was dit waar de klant van droomde?
Neen, maar het leek er toch een beetje op.
​En…nog geen jaar later beslist Microsoft om een bepaalde functionaliteit waarop dit gebouwd was te schrappen en komen ze twee maand daarop zelf met Planner en later ToDo als applicatie.
En wat doen die app’s? Inderdaad, takenbeheer over alle teams, projecten en afdelingen heen. Hadden we dit beter kunnen inschatten? Vermoedelijk wel.

Nog een tweede voorbeeld, om maar aan te geven dat het ook niet altijd de grote implementaties hoeven te zijn.
Een klant had de nodige moeite en tijd genomen om zijn SharePoint metadata goed uit te werken.
Er was geen map meer te bespeuren in de SharePointbibliotheken. Alles verliep met metadata.
Maar zoeken op die metadata was nog een kluwen, dus werd er tijd gestopt in het uitwerken van een specifieke zoekpagina op basis van die metadata.
Wat gebeurt er vier maand later…
Je geeft de metadata zoekterm in, in het zoekveld, en de gezochte documenten verschijnen.
Verdere uitleg is niet nodig denk ik.

Dus, soms leer je ook wel uit je fouten en kan je op die manier andere klanten behoeden van in dezelfde val te trappen.
Dit wil niet zeggen dat we helemaal anti programmeren zijn. Absoluut niet. In tegendeel zelfs.
​Denk terug aan de vraag die ik hierboven stelde: “Wie heeft er last van?” Ikzelf? Mijn collega’s? Iedereen in het bedrijf? Of… de volledige planeet?

Zolang dit binnen het bedrijf blijft, is het vaak iets eigen aan het interne proces.
Dan stelt zich eerst een andere vraag. Een vraag die iedereen zich eigenlijk altijd moet stellen: “Kan ik iets aan mijn proces doen om dit op te lossen zodat ik er geen last meer van heb?”
Dit noemen ze efficiëntieverbetering of continu verbeteren.
Als dan het antwoord neen is, dan is de logische volgende stap een goede business analyse (laten) uitvoeren waarmee je de juiste IT-partner kiest om dit op maat van uw bedrijf te laten programmeren en configureren. Dus begrijp ons niet verkeerd, we zijn zeker niet tegen maatwerk, dit kan een heel grote meerwaarde zijn voor het bedrijf, maar wel met de juiste inzichten.

MAAR…als je antwoord op de vraag “Wie heeft er last van?” de volledige planeet was, dan is het een ander paar mouwen.
Dan trek je beter eerst de rem dicht en check je welke plannen Microsoft op dit vlak heeft.
Veel kans dat het zelfs al ergens in een roadmap staat en indien niet, dan blijft ook de onderstaande stelling geldig.
Toch zeker als je wil vermijden om veel tijd en effort in iets te stoppen die straks voor u wordt opgelost.
​
Zoals meestal is er één uitzondering op onze stelling. Als je alle effort die het kost ook binnen het jaar dubbel en dik kan terugverdienen in aantoonbare efficiëntiewinst of foutreductie. Dan is dit het overwegen waard.

Ook dat is User Adoption!
​Medewerkers dit inzicht bijbrengen, neen zeggen, en meedenken hoe ze dit (tijdelijk) kunnen ondervangen in de nieuwe wereld van Microsoft 365 met Teams, SharePoint, Planner en de andere apps.