Organisatie versterken bij Steenoven door focus op de proceswerking

Vijf jaar geleden koos Steenoven ervoor om te groeien en meer projecten op te starten. Met succes: het team groeide op enkele jaren tijd van 10 naar bijna 30 medewerkers. Deze snelle groei ging evenwel gepaard met enkele groeipijnen. Laura Heemeryck, COO bij Steenoven: “In een team met 10 mensen kan je snel communiceren met elkaar, aangezien je allemaal in één bureau zit. Als je groeit naar 30 medewerkers is dat niet meer zo evident. Op het vlak van organisatie groeiden er enkele onduidelijkheden. Bepaalde functies overlapten met elkaar, wat zorgde voor misverstanden of dubbel werk.”

Om de werking van de organisatie te optimaliseren klopte Steenoven aan bij Lumeron (toen nog onderdeel van Orbid). Laura Heemeryck: “De Lumeron-consultant voerde in eerste instantie met elke medewerker een gesprek over hun jobinhoud, verantwoordelijkheden en eventuele onduidelijkheden. Op die manier slaagde hij erin om de flow van een project van A tot Z in kaart te brengen. Daarnaast heeft Lumeron de documentenstroom verbeterd en flowcharts uitgeschreven per functie.

Deze analyse gaf duidelijkheid over de verschillende functies, taken en verantwoordelijkheden. Het stelde ons in staat om optimalisaties te detecteren en uit te voeren. Zo creëerden we transparantie en konden we de verschillende functies efficiënter laten samenwerken. De flowcharts zijn trouwens niet enkel nuttig voor huidige medewerkers, maar ook voor nieuwe collega's."

Laura Heemeryck, dochter van de managing director, is zelf nog niet lang aan de slag in de organisatie. “Een kleine twee jaar geleden ben ik aan boord gekomen van Steenoven. Omdat ik zoveel mogelijk wilde leren over de organisatie nam ik in samenspraak met de Orbid-expert de rol van dossierbeheerder op. Zo stond ik in nauw contact met de projectontwikkelaars en de andere collega’s, kreeg ik voeling met de verschillende projecten en leerde ik vanop de eerste rij het reilen en zeilen binnen het bedrijf. Ik voelde al snel aan dat er een missing link ontbrak, namelijk iemand die zich gefocust ontfermt over onder andere personeelszaken, corporate branding en interne communicatie. Na een jaar heb ik dan uiteindelijk de rol opgenomen als COO, waarbij ik deze taken behartig.”