Gestructureerde aanpak voor procesoptimalisatie
Hoe kun je slim inspelen op de snelle veranderingen en keer op keer betrouwbare resultaten behalen? Dit wordt mogelijk gemaakt door flexibele en geaccepteerde processen, waarbij elke medewerker zijn rol en verantwoordelijkheden kent.
Hoe kun je dit aanpakken om dubbel werk, tijdverspilling en frustraties te vermijden en tegelijkertijd snel in te spelen op kansen?
Procesinzicht als fundament
Een "AS IS" beschrijft de huidige situatie zoals die vandaag is. Dit kan op verschillende niveaus plaatsvinden
- Op bedrijfsniveau: hierbij wordt de overkoepelende werking van de volledige organisatie in kaart gebracht.
- Op departementaal niveau: hierbij wordt de werking van een specifieke groep, team of departement in kaart gebracht.
- Op procesniveau: hierbij wordt de werking van een specifieke set activiteiten of proces in kaart gebracht.
Met een "AS IS" krijg je een duidelijk beeld van hoe de zaken momenteel zijn georganiseerd en verlopen.
Een "TO BE": beschrijft de ideale situatie waarin we onze vooropgestelde doelstellingen op de meest efficiënte en effectieve manier bereiken.
- Het Lumeron Framework biedt een systematische aanpak om van een "AS IS" naar een "TO BE" te komen. Dit omvat het grondig herbekijken, herontwerpen of aanpassen van bestaande werkwijzen, oftewel de processen.
- Dit framework is gebaseerd op de officiële Business Process Management methodologie en notatie, en is speciaal ontwikkeld als praktische methode voor KMO's.
Procesvisualisatie moet het team een duidelijk beeld geven, zonder eruit te zien als een complex elektrisch schema.
Bart Hoornaert - Teamlead Procesteam
10 redenen waarom een gestructureerde aanpak van "AS IS" naar "TO BE" essentieel is.
Het creëren van een visuele weergave van het proces is geen op zichzelf staand doel, maar de kracht ligt in het gezamenlijk uitwerken ervan met het team.
Hoe pakken we het aan?
Doelstellingen formuleren
Multifunctioneel team samenstellen
Huidige status van de AS IS analyseren
Toekomstige status definiëren, de TO BE
Knelpunten identificeren
Risico’s identificeren
Implementatieplan opstellen
Wijzigingen testen
Wijzigingen doorvoeren
Monitoren en meten
Continu verbeteren
Documenteren en communiceren
Goede transitie vieren
Drie essentiële aspecten vormen de sleutel tot succes
1. Het beheer van verandering
- We bedenken op voorhand een strategie voor veranderingsmanagement en zorgen ervoor dat werknemers goed voorbereid zijn op de veranderingen! We bieden training en communicatie aan om eventuele zorgen weg te nemen en draagvlak te creëren voor de nieuwe werkwijzen/processen.
2. Volharding en voortdurende evolutie en evaluatie
- Tijdens het traject hebben we een stuurgroep die regelmatig de wijzigingen evalueert en indien nodig aanpast.
- Zodra de "TO BE" situatie is bereikt, zal dit niveau na verloop van tijd ook verdere evolutie nodig hebben om zich aan te passen aan veranderende bedrijfsomstandigheden. Flexibiliteit en de bereidheid om waar nodig verdere verbeteringen aan te brengen, zijn van groot belang.
3. Planning en samenwerking
- Vergeet niet dat het succes van de overgang van een "AS IS"-situatie naar een "TO BE"-situatie afhangt van effectieve planning, communicatie en samenwerking tussen teamleden en belanghebbenden gedurende het hele proces.
Ontdek je intern potentieel
Benieuwd naar de stand van zaken binnen jouw organisatie en de mogelijkheden die er zijn? Laat Lumeron een organisatiescan uitvoeren en ontdek samen waar het verbeterpotentieel verborgen zit.
ONZE REALISATIES
Quality Business Partner & procesoptimalisatie
DierenGezondheidsZorg Vlaanderen
Dierengezondheidszorg Vlaanderen (DGZ) produceert op duurzame wijze veilig voedsel. Om steeds topkwaliteit te bieden, doen ze een beroep op de flexibele ondersteuning van Lumeron. Centraal staan innovatie en topkwaliteit.
Lees meer
Organisatie versterken door focus op proceswerking
Steenoven
Projectontwikkelaar Steenoven bestaat bijna dertig jaar en is doorheen de jaren enorm gegroeid. Om hun organisatie op punt te zetten na de sterke groei hebben ze een beroep gedaan op de experten van Lumeron.
Lees meerINSPIRATIEBLOG
Informatiestroom en fysieke stroom = één verhaal
Waarom? Wat is het het verschil tussen beide? En welke verwarring ontstaat er?
Hoe zorg je dat deze beide overeenkomen en welk voordeel biedt dit zowel voor het bedrijfsproces als voor de medewerkers?
Het concept van kwaliteitsborging: slot op de deur
Helaas bestaat er geen magisch tovermiddel die een productieomgeving van vandaag op morgen perfect op punt stelt. Toch is het van belang om ‘het bloeden’ zo snel mogelijk te stoppen. Dit met als enige doel: Enkel nog correcte producten leveren aan onze klanten. Hoe pak je dit in 10 stappen gestructureerd aan?
Lees meer
Procesmatig uitblinken
Wie werkt er nu dagdagelijks graag in volle hectiek? Een beetje uitdaging mag wel, maar dan bij voorkeur met structuur en niet telkens van de hak op de tak springen. Om ervoor te zorgen dat alle inspanningen niet na het traject teniet gaan, geloven we sterk in het betrekken van de medewerkers om samen te timmeren aan de weg naar een stabiele werkomgeving.
Lees meer