Risicovolle sector vraagt topkwaliteit bij Elaflex​

Het Belgische filiaal, gevestigd in Deurne, maakt deel uit van de Duitse groep Elaflex en focust zich hoofdzakelijk op de assemblage en productie van slangen en compensatoren. Dit onder andere voor tankwagenbouwers, vliegtuigbetanking en petroleumbedrijven. Kwaliteit is voor de 30 medewerkers een topprioriteit. “Beschouw ons gerust als de BMW van de slangen”, vertelt commercieel directeur Michaël Vandersmissen. “De producten die we verdelen worden in Antwerpen geassembleerd. Daarnaast hebben we nog een eigen productie van koppelingen en een lasafdeling.

We krijgen dagelijks te maken met gevaarlijke vloeistoffen en dan zijn risico’s natuurlijk nooit ver weg.  Zo moeten we voor de betanking van schepen heel wat externe certificaten voorleggen. Daarnaast reiken we zelf een certificaat uit voor elke slang die we hier assembleren en testen. Om alle risico’s in te perken, moeten we werken volgens uniforme processen. Vroeger waren die processen er ook al, maar ze waren niet altijd formeel vastgelegd. Drie jaar geleden heeft Elaflex beslist om te investeren in het kwaliteitsmanagementsysteem volgens ISO 9001. Aangezien wij zelf geen knowhow en tijd hebben om ISO 9001 uit te bouwen, zijn we op zoek gegaan naar externe begeleiding. Onze keuze viel al snel op Lumeron omdat we met hen al samenwerkten rond andere thema's toen ze nog onderdeel waren van Orbid.

De Lumeron-consultants voerden eerst een nulaudit uit om Elaflex en de medewerkers beter te leren kennen. Via vragenlijsten kregen ze een goed beeld van de maturiteit van de processen en de kennis hierover. Ze maakten een procesmodel op en een stappenplan om ons klaar te stomen voor ISO 9001, rekening houdend met de bedrijfscultuur en de flexibiliteit van de interne werking.
Via individuele gesprekken met de betrokken collega’s brachten ze vervolgens onze bedrijfsprocessen in kaart. Voor mijn sales-afdeling is dat van het eerste contact tot het noteren van een order. Om de processen te beschrijven, gebruikten ze duidelijke visuele stroomdiagrammen. Tijdens het uittekenen hiervan werden de risico’s en verbeterkansen opgelijst. We pasten ook onmiddellijk enkele quick wins toe.

De verbeteringen zelf werden uitgevoerd door de medewerkers van Elaflex onder begeleiding van Lumeron. Hierdoor werd iedereen bewuster van zijn rol en de dagelijkse taken in het grotere geheel. Binnen sales was de grootste vernieuwing de opstart van een formele klachtenmelding en klachtenbehandeling. Vroeger werd dit niet geregistreerd, waardoor we ook geen data en inzichten hierin kregen. 
Na de beschrijving van de processen, hebben de Lumeron-consultants zelf twee audits uitgevoerd. Dan waren we klaar voor de externe auditor, die ons na een geslaagd examen het certificaat uitgereikt heeft. Onze processen zijn nu centraal beschikbaar, wat grote voordelen biedt op vlak van continuïteit. Zo kunnen we bijvoorbeeld een vlotte inwerking van een nieuwe collega garanderen of een vlekkeloze overdracht als iemand op pensioen gaat. Onze manier van werken blijft gewaarborgd.

Vaak zijn tijd en capaciteit de boosdoeners bij het lanceren van verbeterinitiatieven. Dankzij ISO 9001 kennen we nu beter onze troeven en valkuilen en kunnen we vlotter prioriteiten stellen. We hebben vandaag een jaaractieplan volledig op maat van Elaflex.
Dankzij de FlexStaffing-formule kwam de Lumeron-consultant tijdens dit project een 2-tal dagen per maand ter plaatse bij ons. In drukkere periodes kon dat meer zijn, we konden heel flexibel afspreken. De consultants die over de vloer komen zijn mensen met kennis van zaken die weten hoe ze zo’n ISO-traject hands-on moeten aanpakken. Ze bieden een klankbord en denken mee als volwaardige medewerkers van Elaflex. Onze organisatie blijft uiteraard in beweging. Daarom komt de Lumeron-consultant vandaag nog een tweetal dagen per maand om de kwaliteitstaken op te volgen en mogelijke verbeterpunten te bespreken.”