|
Peter Lamote - 04/05/2021
|
De 7 linken tussen de autokeuring en interne audits
Heb je recent ook jouw voertuig moeten laten onderwerpen aan de autokeuring? De kans dat je tijdens het wachten hierbij de link legde naar het auditeren van een managementsysteem, is ongetwijfeld zo goed als onbestaande. Desalniettemin zijn er behoorlijk wat overeenkomsten te vinden.
De autokeuring is een periodiek weerkerend gegeven, waarbij aan de hand van vooraf vastgelegde testen en visuele controles (observaties) bepaald wordt of het voertuig aan de technische en de veiligheidsvereisten voldoet. Hiermee kunnen we al behoorlijk wat parallellen trekken naar (interne) audits.
Volgens ISO 19011 – de richtlijn voor het uitvoeren van audits van managementsystemen - is de definitie van een audit als volgt:
De autokeuring is een periodiek weerkerend gegeven, waarbij aan de hand van vooraf vastgelegde testen en visuele controles (observaties) bepaald wordt of het voertuig aan de technische en de veiligheidsvereisten voldoet. Hiermee kunnen we al behoorlijk wat parallellen trekken naar (interne) audits.
Volgens ISO 19011 – de richtlijn voor het uitvoeren van audits van managementsystemen - is de definitie van een audit als volgt:
AUDITis een systematisch, onafhankelijk en gedocumenteerd proces voor het verkrijgen van objectief auditbewijsmateriaal en het objectief beoordelen daarvan om vast te stellen in welke mate aan de auditcriteria is voldaan. |
Wat is de systematiek?
‘Systematisch’ in bovenstaande definitie betekent dat er een bepaalde ‘systematiek’ in het auditeren moet zitten:
- We gaan audits uitvoeren op regelmatige basis tijdens het werkjaar. Net zoals de autokeuring zijn deze periodiek weerkerend. Alle processen moeten minstens één keer in de periode van drie jaar de revue passeren.
- Binnen een organisatie gaan we ook zoveel mogelijk uniform te werk. Auditoren maken hun auditverslag aan de hand van een template.
Meer dan één gelijkenis
Net zoals de technische medewerker van de autokeuring onafhankelijk en objectief de voertuigen gaat keuren, dienen audits uitgevoerd te worden. De auditor dient zo onafhankelijk mogelijk te zijn van het proces dat hij auditeert. De ISO-norm laat bijvoorbeeld niet toe dat een auditor zijn eigen werk beoordeelt.
Om te kunnen oordelen of men binnen de organisatie werkt conform de procesbeschrijvingen en de vereisten van de norm gaat de auditor enerzijds interviews afnemen en anderzijds op zoek gaan naar auditbewijsmateriaal. Net zoals tijdens de autokeuring kan de auditor dit bewijsmateriaal verkrijgen door observatie, het uitvoeren van metingen of andere beproevingen.
Wat de auditée tijdens het interview vertelt, moet overeenstemmen met de voorgelegde bewijsstukken en met de vaststellingen tijdens de observaties. Op basis daarvan gaat de auditor oordelen of de auditcriteria voldaan zijn of niet. De resultaten worden neergeschreven in het auditverslag in de vorm van auditbevindingen. Deze geven ofwel conformiteit aan of wijzen op afwijkingen, net zoals het keuringbewijs aangeeft of het voertuig al of niet voldoet aan de technische en de veiligheidsvereisten.
Qua uitvoering is het zo dat we niet zomaar ‘Jan met de pet’ technisch een wagen kunnen laten keuren of managementsystemen laten auditeren. In beide disciplines zijn de nodige vaardigheden en competenties een must. Strikt genomen eist de ISO-norm niet dat een interne auditor een opleidingscertificaat moet kunnen voorleggen. De interne auditor moet natuurlijk wel over de nodige skills beschikken om audits op een degelijke manier uit te kunnen voeren, juiste conclusies te kunnen trekken en hierover te rapporteren.
Een laatste parallel die we kunnen trekken is dat zowel audits als de autokeuring momentopnames zijn. Een interne audit gaat een foto nemen van het proces en van het managementsysteem op dat specifieke moment. Net zoals het beoordelen van de staat van de wagen op ‘dat’ moment. Er is geen garantie dat er een week of een maand later plots geen panne of veiligheidsprobleem bij de wagen opduikt. Gelukkig zit aan beiden ook een ‘preventieve’ kant en komen probleemgevallen boven water waardoor ze kunnen weggewerkt worden.
Om te kunnen oordelen of men binnen de organisatie werkt conform de procesbeschrijvingen en de vereisten van de norm gaat de auditor enerzijds interviews afnemen en anderzijds op zoek gaan naar auditbewijsmateriaal. Net zoals tijdens de autokeuring kan de auditor dit bewijsmateriaal verkrijgen door observatie, het uitvoeren van metingen of andere beproevingen.
Wat de auditée tijdens het interview vertelt, moet overeenstemmen met de voorgelegde bewijsstukken en met de vaststellingen tijdens de observaties. Op basis daarvan gaat de auditor oordelen of de auditcriteria voldaan zijn of niet. De resultaten worden neergeschreven in het auditverslag in de vorm van auditbevindingen. Deze geven ofwel conformiteit aan of wijzen op afwijkingen, net zoals het keuringbewijs aangeeft of het voertuig al of niet voldoet aan de technische en de veiligheidsvereisten.
Qua uitvoering is het zo dat we niet zomaar ‘Jan met de pet’ technisch een wagen kunnen laten keuren of managementsystemen laten auditeren. In beide disciplines zijn de nodige vaardigheden en competenties een must. Strikt genomen eist de ISO-norm niet dat een interne auditor een opleidingscertificaat moet kunnen voorleggen. De interne auditor moet natuurlijk wel over de nodige skills beschikken om audits op een degelijke manier uit te kunnen voeren, juiste conclusies te kunnen trekken en hierover te rapporteren.
Een laatste parallel die we kunnen trekken is dat zowel audits als de autokeuring momentopnames zijn. Een interne audit gaat een foto nemen van het proces en van het managementsysteem op dat specifieke moment. Net zoals het beoordelen van de staat van de wagen op ‘dat’ moment. Er is geen garantie dat er een week of een maand later plots geen panne of veiligheidsprobleem bij de wagen opduikt. Gelukkig zit aan beiden ook een ‘preventieve’ kant en komen probleemgevallen boven water waardoor ze kunnen weggewerkt worden.
Samengevat, de 7 vergelijkingspunten
|
Autokeuring of interne audit
|
|
Kom je er zelf niet toe om de interne audits uit te voeren? |
|
Denk aan het uitbesteden van de interne audits
Tijdig uitgevoerd Externe kijk op de organisatie Ervaren interne auditoren Kan ook online Connecteren en meedenken |
Normen
ISO 9001 - kwaliteit ISO 14001 - milieu ISO 45001 - veiligheid ISO 27001 - informatieveiligheid |
